Adjoint(E) Au Vice-principal Communications Et - Québec, Canada - McGill University

McGill University
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Verified Company
Québec, Canada

1 month ago

Sophia Lee

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Sophia Lee

beBee Recruiter
Description
**En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons**:

- Ensemble d'avantages sociaux compétitifs (santé, dentaire, assurance-vie)
- Régime de retraite à cotisations déterminées (avec contribution généreuse de l'employeur entre 5 % et 10 % (selon l'âge))
- Congés compétitifs:

- Deux (2) journées personnelles
- Deux (2) journées flexibles
- Neuf (9) jours de maladie accidentelle dont trois (3) peuvent être utilisés pour prendre soin d'un membre de la famille
- Neuf (9) « Vendredis d'été » - congés payés entre les jours fériés de la St-Jean Baptiste et la Fête du travail
- Congés payés pendant la période des vacances de décembre
- Crédit pour frais de scolarité pour les employés permanents et leurs personnes à charge.
- Possibilité de travailler jusqu'à deux (2) jours à distance.

**Sommaire du poste**:
Lapersonne travaille directement avec le vice-principal (Communications et relations externes) à l'administration de questions logistiques, particulièrement en ce qui a trait aux réunions et à la correspondance du vice-principal avec des intervenants internes et externes, notamment des collègues de l'Université, des hauts fonctionnaires, des entreprises et des organisations non gouvernementales partenaires, des diplomates, des représentants d'organisations internationales et des cadres supérieurs d'autres universités.

**Principales responsabilités**:

- Assurer la liaison avec des interlocuteurs en poste dans les bureaux de membres de la haute direction d'autres universités, de représentants des gouvernements, de partenaires externes, etc.
- Prévoir et offrir le soutien nécessaire (horaire, logistique, déplacements, etc.) afin de permettre au vice-principal de faire avancer de façon optimale les dossiers de communications et de relations externes de l'Université McGill.
- Planifier les horaires en accordant la priorité aux événements et aux réunions, changer la date des réunions au besoin, transmettre sans délai les questions et les demandes aux autres bureaux et assurer le suivi, et veiller à ce que le temps du vice-principal soit bien géré dans son ensemble.
- Participer à l'organisation de déjeuners, de réceptions et d'autres événements.
- Comprendre les multiples affaires et dossiers qui interpellent le vice-principal et ses collègues de la haute direction, et prendre des décisions rapidement, en amont, pour les faire progresser malgré un horaire chargé.
- Travailler en étroite collaboration avec l'équipe Communications et relations externes et d'autres bureaux de l'Université McGill afin de recueillir et de synthétiser de l'information pour le vice-principal, et préparer des documents d'information à son intention.
- En restant en contact avec d'autres bureaux de l'Université McGill (p. ex., les bureaux de la principale, du vice-principal exécutif, des doyens, des membres de la haute direction) et ses collègues de l'équipe Communications et relations externes, gérer efficacement l'information transmise au vice-principal et s'assurer que les éléments dont il doit s'occuper sans délai sont traités rapidement.
- Assurer le suivi qui s'impose en aval de réunions et d'autres événements.
- Rédiger et réviser la correspondance, des notes d'information, des comptes rendus de projets et d'autres documents, conformément aux demandes du vice-principal.
- Traiter les paiements et les notes de frais conformément aux politiques et aux procédures de l'Université McGill.

**Autres compétences et/ou aptitudes**:

- Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit
- Gestion du temps et sens de l'organisation exceptionnels
- Esprit d'équipe, professionnalisme et tact
- Bon jugement et discrétion démontrés
- Capacité éprouvée à gérer sa charge de travail en fonction de multiples priorités et échéances
- Vaste expérience de l'utilisation de Microsoft Office/365
- Excellentes compétences en rédaction professionnelle
- Grand souci du détail

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : 52 210,00$ à 65 260,00$ par an

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Vie
- Congés de Vacances et Compensatoires
- Formation linguistique offerte
- Horaires flexibles
- Programme d'Aide aux Employés
- Régime de retraite
- Travail à domicile

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC
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