Administrateur de Site - Québec, Canada - Hitachi Energy

Hitachi Energy

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Québec, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

L'administrateur de site prête assistance au directeur de site et son équipe dans toutes les tâches administratives du site, en maintenant un bureau structuré et organisé, en mettant en œuvre tous les processus approuvés par l'entreprise et le projet, et en permettant aux ressources du site de se concentrer uniquement sur leur champ de compétence principal. L'administrateur de site s'efforce d'avoir une bonne vue d'ensemble de tous les processus et biens du bureau et du site, et d'identifier les éléments de gaspillage en vue de leur élimination, et à optimiser les activités relevant de sa responsabilité.

L'administrateur de site travaille sous la direction hiérarchique du directeur de site lorsqu'il est affecté à un site de construction donné, et relève de manière fonctionnelle du chef mondial de la gestion des sites HVDC. Le rôle d'administrateur de site peut être combiné à celui de contrôleur des documents du site ainsi qu'à celui de coordonnateur logistique du site lorsque la charge des affectations dans un projet particulier permet un tel rôle multitâche.

**Responsabilités**
- Coordonnateurs des recours sur le site, coordonnateurs des déplacements et construction et mise en service du projet Recueillir, organiser et administrer les rapports d'avancement.
- Contribuer à la création de présentations sur l'état d'avancement, le site, le projet et la gestion.
- Assister aux réunions, rédiger et distribuer les comptes rendus des réunions et suivre l'avancement des actions définies.
- Effectuer/coordonner l'intégration sur le site et fournir des conseils aux nouveaux employés arrivant sur les sites de construction. Faire le suivi des feuilles de temps et les heures de travail du personnel du site. Maintenir un registre de suivi avec des tableaux et des graphiques de ces informations et les partager avec les départements concernés de l'entreprise.
- Tenir à jour un registre du personnel d'Hitachi sur le site.
- Soutenir l'équipe du site en ce qui concerne les différents besoins en matière de rapports, le cas échéant Mettre en œuvre les processus commerciaux et s'engager avec les autres membres de l'équipe dans l'amélioration continue des processus et des procédures afin de maximiser l'efficacité et l'efficience.
- Tenir à jour les dossiers, les bases de données, les systèmes de classement et les archives, sous forme électronique et/ou sur papier.
- Effectuer des activités administratives générales et fournir un soutien aux autres en cas de maladie, d'absence ou de charge de travail.
- Soutenir/organiser la traduction de documents.
- Tenir un registre actualisé de la situation en matière de livraison.
- Faire l'envoi et la réception des colis.
- Gérer les voitures du site, les transports locaux et aider à l'organisation de l'hébergement.
- Administrer les bureaux et les installations du site.
- Initier le personnel à l'administration et aux routines.
- Communiquer régulièrement, selon les besoins et les autorisations, avec les fournisseurs et les entrepreneurs locaux, y compris l'entretien ménager et la sécurité.
- Contrôler les fournitures de bureau et la disponibilité des équipements de protection individuelle (EPI) des visiteurs. Coordonner l'organisation des voyages du personnel du site et des visiteurs en collaboration avec les responsables du bureau d'origine.

**Exigences**
- Diplôme d'études secondaires
- Maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit
- Structure, diligence et ingéniosité
- Volonté de soutenir et de trouver des moyens améliorés/optimisés de réaliser les travaux
- Expérience de travail sur un chantier de construction souhaitable
- Capacité à gérer le stress et les situations difficiles
- Bonnes compétences de communication

**Job Type**: Fixed term contract
Contract length: 24 months

Flexible Language Requirement:

- English not required
- French not required

Schedule:

- Monday to Friday

Ability to commute/relocate:

- Chaudière-Appalaches, QC: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)

**Education**:

- Secondary School (preferred)

**Experience**:

- Front desk: 1 year (preferred)
- Administrative experience: 1 year (preferred)

**Language**:

- Mandarin (preferred)

Shift availability:

- Day Shift (preferred)

Work Location: In person