Coordonnatrice ou Coordonnateur Des événements - Alta Vista, Canada - University of Ottawa

University of Ottawa

Verified Company

Alta Vista, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Type d'emploi:
Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée):
N/A

Famille d'emplois:
Gestion d'événements

Nombre de postes à pourvoir:
1

Faculté/Service - Département:
Bureau du développement professionnel continu

Campus:
725 Parkdale - TOH Civic

Affiliation syndicale:
PSUO

Date d'affichage:
November 30, 2023

Date de clôture:
December 11, 2023

Heures par semaine:
35

Classe salariale:
PSUO, classe 09

Échelle salariale:
$67, $85,623.00

Au sujet de la Faculté de médecine

Bienvenue à la Faculté de médecine de l'Université d'Ottawa, la première et à la plus grande faculté de médecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont accès à des installations de pointe et à des instituts spécialisés où ils apprennent aux côtés de médecins et de scientifiques de renommée internationale. Constamment classée parmi les 10 premières écoles de médecine au Canada, notre faculté figure parmi les meilleures facultés de médecine dans le monde pour l'impact de sa recherche en sciences biomédicales et de la santé.

Raison d'être du poste:
Plans, manages and promotes events that engage alumni, raise awareness in the community, foster ties between strategic partners and the academic community, and support recruitment, fundraising and research activities.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:
Plans events: Plans and designs, for the entire faculty or service, various on
- and off campus events that engage alumni, raise awareness in the community, build ties between strategic partners and the academic community, and support recruitment, fundraising and research activities. To this end, discusses with clients, identifies requirements and deadlines, sets budgets, plans and coordinates all the steps required to conduct the event.

Manages events: Organizes and manages all the logistics surrounding events, such as reservations, rentals, registration and invitations, catering services, equipment installation and set up of spaces. Supervises the running of these events and remains available to resolve any problems that might arise. Welcomes guests and acts as University representative and host for each event.

Supervises others: Hires and trains individuals, such as volunteers and caterers, and coordinates and supervises their work to ensure that they carry out their duties as directed and to the required standard.

Manages budgets: Manages budgets related to the organization and running of events, while staying within budget limits and complying with related policies, regulations and procedures.

Advertising: Participates in planning and designing the marketing plans required to conduct events and maximize stakeholder awareness and participation.

Quality assurance: Develops performance indicators and monitors performance by conducting consultations and surveys in order to maximize event effectiveness. Analyzes results and makes improvements to optimize event protocols. Writes reports, summaries and post-event evaluations to ensure that each event has met its objectives.

Communication and liaison: Establishes and maintains effective working relationships with suppliers and with internal and external partners to ensure that the events for which the incumbent is responsible run smoothly.

Ce que vous apportez:
Essential Qualifications:
- College diploma in marketing, event management, fundraising, or communications, or an equivalent combination of education, training and experience- Minimum five years' experience in a similar role

Other Qualifications:
- Proven ability to formulate creative ideas and to analyze, evaluate and negotiate details to create a successful event- Strong interpersonal and communication skills- Excellent problem-solving skills- Ability to work well under pressure and meet strict deadlines- Self-reliance and good judgment- Project management experience- Experience in supervising teams and volunteers- Knowledge of budget management policies and practices- Strong organizational skills-
- Bilingualism - French and English (spoken and written)

Compétences clés à l'Université d'Ottawa:
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l'Université d'Ottawa:
Planification : Mettre en place une série de mesures ou d'événements afin d'atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d'initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d'équipe et coo