Adjoint de Bureau - Montréal, Canada - Reel FX

Reel FX

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Description du poste**

L'adjoint de bureau relève du gestionnaire de bureau et est chargé d'organiser et de coordonner les opérations et procédures du bureau pour assurer l'efficacité et l'efficience de l'entreprise. Il participe également à la coordination et à l'exécution des événements de l'entreprise tenus à l'intérieur et à l'extérieur du studio. De plus, le titulaire de ce poste est responsable de créer la meilleure expérience possible pour les clients et les invités lorsqu'ils visitent le studio.

**Responsabilités**
- Agir à titre de réceptionniste au besoin : Répondre aux appels, prendre les messages, rediriger les appels et accueillir les visiteurs.
- Trier et distribuer le courrier entrant. Gérer le courrier sortant.
- Utiliser du matériel de bureau comme des télécopieurs, des imprimantes, des photocopieurs et des ordinateurs.
- Organiser les opérations et les procédures du bureau.
- Tenir à jour les stocks des fournitures du bureau.
- Superviser et former les Runners du studio.
- Demander les services de traiteurs et assurer la mise en place de la nourriture pour les clients et les invités, en cas de besoin.
- Accueillir les clients tout au courant de la journée.
- Assurer une expérience agréable pour chaque client.
- Veiller à l'aspect esthétique de la façade du studio, des salles de conférence et des espaces communautaires chaque matin et tout au long de la journée.
- Vérifier les stocks des fournitures de cuisine et les remplacer.
- Effectuer des courses de fournitures si nécessaire.
- Saisir les factures d'achat dans notre système.
- Aider à préparer et à organiser les activités sociales internes et externes.
- Aider le gestionnaire de bureau dans le cadre d'autres projets, au besoin.

**Qualifications**
- Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent.
- Au moins 2 ans d'expérience de bureau.
- Maîtrise des logiciels de bureau comme MS Office ou Google Docs.
- Connaissance du matériel de bureau standard.
- Attitude toujours accueillante et optimiste.
- Compétences de communication amicales et professionnelles.
- Aptitude à exécuter plusieurs tâches de front et à établir des priorités.
- Capacité à s'épanouir dans un environnement stressant axé sur le respect des échéances.
- Esprit d'équipe.
- Capacité de bien suivre des directives.

Remarque:
Cette description du poste ne se veut pas exhaustive. L'employé pourrait avoir à réaliser d'autres tâches pour répondre aux besoins courants de l'entreprise.
Des références peuvent être demandées.
Notez que le générique masculin est utilisé dans le but d'alléger le texte.
Reel FX souscrit au principe d'équité en matière d'emploi.

**Job Summary**

The Office Assistant reports to the Office Manager and is responsible for organizing and coordinating office operations and procedures to ensure organizational effectiveness and efficiency. They will also assist in the coordination and execution of company events held in and outside of the Studio. In addition, this position is responsible for creating the best experience for clients and guests when visiting the Studio.

**Responsibilities**
- Acting as Receptionist when needed: Answering calls, taking messages, redirecting calls, and greeting visitors
- Sorting and distribution of incoming mail. Managing outgoing mail
- Using office equipment like facsimile machines, printers, photocopiers, and computers
- Organize office operations and procedures
- Maintain office supply inventory
- Supervise and train the Studio Runners
- Ordering and setting up catering for clients and guests when needed
- Checking in with clients throughout the day
- Ensure a pleasant experience for each client
- Checking the aesthetic aspect of the front of the Studio, conference rooms and community spaces each morning and throughout the day
- Monitoring and replacing kitchen supplies
- Store runs for supplies when necessary
- Entering purchase receipts in our system
- Assisting with the prep and set up of internal and external social events
- Assisting the Office Manager with any other projects as needed

**Qualifications**
- High School Diploma or G.E.D.
- 2+ years of office experience
- Proficiency with office software such as MS Office or Google Docs
- Knowledge of standard office equipment
- Always friendly disposition and a "yes" attitude
- Friendly yet professional communication skills
- Able to multi-task and prioritize
- Able to thrive in a high pressure, deadline-oriented environment
- Enjoy working in teams
- Able to follow directions well

This job description is not meant to be all inclusive. Employee may be required to perform other duties to meet the ongoing needs of the organization.
Please note that Canadian citizens and Canadian permanent residents will be considered in priority.