Adjointe ou Adjoint Aux Opérations - Ottawa, Canada - University of Ottawa

University of Ottawa

Verified Company

Ottawa, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Type d'emploi:
Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée):
N/A

Famille d'emplois:
Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir:
1

Faculté/Service - Département:
Fonctionnement

Campus:
Pavillon Hamelin

Affiliation syndicale:
PSUO

Date d'affichage:
November 23, 2023

Date de clôture:
December 04, 2023

Heures par semaine:
35

Classe salariale:
PSUO, classe 06

Échelle salariale:
$50, $63,967.00

Raison d'être du poste:
Sous la direction du Superviseur, Gestion des programmes d'études, agir à titre de première personne-ressource pour la communauté étudiante, les partenaires et les professeures et professeurs de langue, et communiquer avec eux continuellement. Soutenir le fonctionnement général du Centre d'apprentissage des langues en coordonnant diverses activités pédagogiques et administratives essentielles aux programmes, de manière à assurer l'atteinte des quotas d'inscription et de rétention d'étudiantes et d'étudiants de même que la prestation efficace des cours.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

- Offrir un service rapide et courtois en personne, par téléphone et à l'écrit pour renseigner et conseiller la communauté étudiante sur les différentes facettes des programmes et les ressources pédagogiques du Centre d'apprentissage des langues. Analyser les demandes de la population étudiante et répondre aux questions d'ordre général en ce qui a trait aux politiques, aux processus et aux exigences des programmes. Effectuer des recherches pour aiguiller les étudiantes et étudiants vers les bonnes ressources du Centre et de l'Université et ainsi faciliter leur recrutement et leur maintien aux études.
- Apporter un soutien administratif : mettre à jour les dossiers étudiants, effectuer les inscriptions aux programmes et aux cours, transmettre des documents d'importance (pour l'admission, par exemple) et acheminer des listes à des publics internes et externes. Gérer divers documents provenant de la communauté étudiante et d'organismes de parrainage. Épauler la coordonnatrice ou le coordonnateur des opérations pour l'organisation des horaires de cours et des salles de classe. Communiquer de l'information aux personnes qui entreprennent et qui poursuivent leurs études pour faciliter leur intégration à l'Université d'Ottawa.
- Voir à l'approvisionnement du bureau et au bon fonctionnement de l'équipement et des ressources des programmes : préparer les demandes de réparation et d'approvisionnement et servir de premier point de contact concernant la disponibilité et l'efficacité des ressources. Participer à l'organisation d'événements : réserver les salles, passer des commandes et voir à la disponibilité du matériel, de l'équipement multimédia et des rafraîchissements. Participer aux rencontres, rédiger les procès-verbaux et en faire l'envoi. Tenir un guide des règlements, méthodes et processus destiné à l'ensemble du personnel du Centre d'apprentissage des langues. Apporter des mises à jour en concertation avec le personnel et conserver le guide dans un espace facilement accessible pour favoriser l'uniformisation des services.

Ce que vous apportez:

- Connaissance et expérience des principes de l'administration, normalement acquises au moyen d'une formation postsecondaire ou d'une expérience équivalente.
- Un minimum de 2 ans d'expérience dans un bureau.
- Expérience de la collecte et de l'analyse de données, ainsi que de la rédaction de rapports administratifs et statistiques.
- Expérience dans un milieu d'apprentissage auprès de nouveaux Canadiens, d'étudiants internationaux et de clients ayant une connaissance limitée de l'anglais ou du français.
- Connaissance des procédures administratives de l'Université d'Ottawa, un atout.
- Expérience de l'utilisation de systèmes informatiques et de logiciels tels que les systèmes d'information scolaire, la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access), les programmes de traitement de texte, les bases de données, les tableurs, le courriel et les navigateurs Internet.
- Expérience de travail dans un contexte exigeant l'échange et la protection de renseignements confidentiels.
- Connaissance et respect de différentes cultures.
- Tact et diplomatie conjugués à la capacité de travailler de façon productive et cordiale avec la clientèle étudiante et professorale entre autres.
- Sens du service à la clientèle.
- Capacité de travailler en toute autonomie et avec efficience.
- Capacité d'établir des priorités, de gérer de nombreuses demandes et d'accomplir plusieurs tâches simultanément afin d'assurer un service prompt et de respecter des échéances fermes.
- Bilinguisme - français et anglais (expression orale et écrite.) La maîtrise d'une troisième langue est un atout.

Compétences clés à