Agent(E) Administratif(Ve), Classe 2 - Montréal, Canada - CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal

CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal

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Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

du poste:
- SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
- Personne qui accomplit un ensemble de travaux administratifs selon des méthodes et procédures complexes établies ou les modifie, selon les besoins. Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives au secrétariat, à l'utilisation de la bureautique ainsi qu'à l'élaboration et au traitement de dossiers ou de données nécessitant des connaissances spécifiques. Elle peut vérifier le fonctionnement d'équipements informatiques et assurer un support technique aux utilisateurs. Elle connaît et respecte les politiques et procédures reliées à ses fonctions
- Volet A. TRANSCRIPTION ET PRÉPARATION DE DOCUMENTST- Transcrit différents documents : notes, résumé de dossiers, rapports, lettres, protocoles, procès verbaux, politiques, etc.;
- Achemine les rapports et autres documents aux endroits appropriés et aux personnes concernées.
- Apporte les corrections, s'il y a lieu;
- Reçoit et enregistre les demandes, valide certaines informations et procède à l'ouverture de dossiers;
- Produit et imprime divers documents : lettres, rapports, listes, tableaux, formulaires, statistiques, etc.;
Volet B. SERVICE À LA CLIENTÈLE- Accueille la clientèle, s'informe du motif de leur visite, répond à leurs demandes dans les limites de ses fonctions, les réfère et/ou fixe les rendez-vous, au besoin;
- Répond aux appels téléphoniques et courriels du service et selon le cas, transmets l'information appropriée, achemine les appels ou les courriels aux personnes concernées, transmets les messages et fait les suivis nécessaires;
- Assure un suivi rapide de toute demande, correspondance ou directive en provenance des autres directions et des partenaires internes et externes.

Volet C. ASSISTANCE ADMINSITRATIVE- Reçoit le courriel du service, le dépouille, l'estampille, le classe et/ou l'achemine;
- Effectue les commandes de matériels et/ou équipements de bureau requis et assure le suivi des demandes;
- Tient à jour l'inventaire des formulaires, des dépliants et des fournitures de bureau;
- Peut assurer la logistique des réunions et des autres événements du service (réservations de salles, d'appareils audio-visuel, etc.);
- Applique les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des dossiers;
- Assure un soutien pour l'agenda, les courriels ainsi que les dossiers du supérieur immédiat;
- Participe à la préparation de l'ordre du jour des réunions d'équipe et la rédaction des comptes rendus
- Exigences:
- FORMATION ACADÉMIQUE EXIGÉE (en lien avec la nomenclature du titre d'emploi)- Doit détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) ou un DES-métier en secrétaire;
- Doit détenir un DES ou une équivalence reconnue par le MEQ avec deux (2) années d'expérience comme secrétaire.

*Diplôme(s) obtenu(s) hors Canada : Nous exigeons l'évaluation comparative des études émise par le ministère de l'Immigration, Francisation et Intégration au moment de postuler.*
- DOIT RÉUSSIR- Le test de français niveau 2;
- Le test de Word niveau 2;
- Le test d'Excel niveau 1;
ET- L'entrevue de sélection

LANGUES ET LOGIVIELS UTILISÉS DE MANIÈRE RÉGULIÈRE- Maîtrise de la langue française à l'oral et à l'écrit;
- Pour certains endroits, maîtrise de la langue anglaise niveau intermédiaire à l'oral;
- Maîtrise les logiciels de la suite Office : (Word, Excel, PowerPoint;
- Maîtrise du logiciel Outlook;
- Remarques:
- En plus de votre salaire, bénéficiez d'une gamme d'avantages sociaux:
- cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics;
- régimes d'assurance vie, d'assurance maladie et d'assurance salaire;
- treize (13) jours fériés payés et 9,6 jours de congé de maladie par année.

Et bien plus - Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.