Agente ou Agent de Soutien Administratif, Classe - L'Assomption, Canada - Cégep Régional de Lanaudière

Cégep Régional de Lanaudière

Verified Company

L'Assomption, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

L'emploi d'agente ou d'agent de soutien administratif, classe principale consiste à assurer la coordination d'un ensemble de travaux administratifs d'un secteur d'activités donné. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l'expertise et l'autonomie.

De manière plus spécifique, la personne est appelée à exécuter les tâches suivantes:

- Accueillir, informer et diriger les personnes se présentant à l'accueil du service de l'organisation et du cheminement scolaires;
- Traiter toutes demandes reçues au comptoir du Registrariat par téléphone, MIO et courriel du Registrariat;
- Apporter un soutien, dans les opérations du service notamment lors du processus de dotation et des horaires des enseignants;
- Concevoir et rédiger des notes de service ainsi que la correspondance courante;
- Participer aux journées d'accueil des nouveaux admis, aux portes ouvertes et à d'autres activités du service. À l'occasion, peut être appelée à travailler en dehors des heures normales de bureau;
- Répondre et assurer le suivi des courriels et de la boîte de messagerie du service (Registrariat et direction adjointe);
- Percevoir les paiements au comptoir du Registrariat et faire le suivi des ententes de paiement;
- Effectuer les fermetures de lots (CLARA et TPV);
- Assurer les rappels et suivis des dossiers de recouvrement;
- Créer les documents utilisés par le service: formulaires, gabarits de lettres, procédures, etc et veiller à la correction et à la mise à jour de ceux-ci (dans les répertoires du service et dans CLARA);
- Gérer et tenir à jour le module de prise de rendez-vous en ligne pour les différents professionnels du service de l'organisation et du cheminement scolaires;
- Gérer la prise de rendez-vous et tenir à jour l'agenda électronique de la direction adjointe du service de l'organisation et du cheminement scolaires et planifier les rencontres;
- Sélectionner, préparer et vérifier des données dans des banques de données;
- Préparer et envoyer les avis de convocation, voir à la réservation des locaux et préparer les dossiers et communications nécessaires;
- Élaborer et assurer un suivi des communications nécessaires à la bonne exécution des opérations du service;
- Transcrire des textes et reproduire différents tableaux et graphiques. Tenir à jour des banques de données, l'inventaire des documents requis pour le service;
- Tenir les échéanciers des opérations du service et veiller aux rappels, aux suivis et le respect de ces derniers;
- Produire, au besoin, des listes, rapports statistiques, étiquettes et autres documents nécessaires à l'organisation des services aux étudiants;
- Utiliser le système de gestion pédagogique Clara selon les besoins et les demandes;
- Utiliser le portail Omnivox;
- Être en appui à toutes les opérations de l'organisation et du cheminement scolaires;
- Effectuer des réquisitions pour le personnel du service et loger les appels de service, si nécessaires;
- Effectuer les tâches de la réception, soient celles rattachées au poste d'agente de gestion du service.

Exigences:
Scolarité et expérience
Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
Et
Avoir six (6) années d'expérience pertinente.

Tests requis:
Test de français niveau avancé, note de passage établie à 60 %
Test d'Excel niveau débutant, note de passage établie à 60 %
Test de Word niveau débutant, note de passage établie à 60 %

Remarques:
RENSEIGNEMENTS UTILES POUR LES CANDIDATS OU CANDIDATES PROVENANT DE L'EXTÉRIEUR DU QUÉBEC ET DÉSIRANT TRAVAILLER AU CL:

Si votre expérience professionnelle a évolué ou si vous avez de la scolarité additionnelle depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.