Adjoint/e Administratif/ive, Services Bancaires Aux - Montréal, Canada - Banque Scotia

Banque Scotia

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

26 janvier 2023
Industries Banques, Assurances, Services financiers
Catégories Banque, Assurance, Services financiers,
Montreal, QC - Temps plein

**Numéro de la demande**: 171741

Joignez une équipe gagnante, engagée et axée sur les résultats qui évolue dans une culture inclusive et de haut rendement.

Assistant/e Administratif/ive - Services Bancaires aux entreprises (Montréal, QC)

L'assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) de fournir un soutien administratif à la région du Québec et un soutien général à l'équipe commerciale du Québec.

Cette fonction vous convient-elle?

1. Soutenir le(s) Vice-Président(s) de secteur dans la gestion quotidienne de son emploi du temps en:
Établissant et coordonnant les calendriers ;
Organisant/programmant les rendez-vous au nom du VP
Anticiper les conflits/problèmes d'horaires et proposer des alternatives ;
Etablir et maintenir un système BF ;
Fournir un soutien à la réception en recevant / filtrant / orientant les appels entrants / les visiteurs en faisant preuve d'une grande discrétion ;
Répondre aux demandes téléphoniques et postales reçues en l'absence du VP

**2. Organiser les installations de réunion / conférence en**:
Évaluant et recherchant le lieu le plus approprié pour les réunions / rassemblements en fonction de la taille / du type et des participants ;
Organiser les réservations pour les salles de conseil / salles de conférence ;
Organiser les réservations pour les salles de conférence ; Organiser l'équipement et le matériel pour les réunions ;
Rencontrer les prestataires de services extérieurs (centres de conférence / hôtels / traiteurs) ;
Recommander des alternatives d'installations ;
Superviser les arrangements, veiller à leur bonne exécution et évaluer les résultats pour référence ultérieure ;
Préparer les invitations pour signature par le VP;
Suivre les réponses des plates-formes de réunion et assurer le suivi nécessaire ;
Réserver les arrangements de voyage, en veillant à ce que toutes les exigences du VP soient satisfaites.

3. Soutenir l'équipe commerciale du Québec en matière de correspondance en:
Triant et organisant le courrier entrant et sortant ;
Traiter la correspondance selon les besoins (répondre, distribuer, filtrer) ;
Composer la correspondance pour la signature du VP ;
Produire des documents à partir de textes écrits ou de notes;
Relecture du travail/des résultats par rapport aux documents sources ;
Suivi / commande / stockage des fournitures de papeterie, y compris l'organisation du stockage hors site et la destruction des dossiers / enregistrements ;
Mettre en place / maintenir des systèmes de classement.

**4. Fournir un soutien administratif en**:
Vérifiant les factures téléphoniques/les notes de frais ;
Recueillir des informations statistiques, les consolider et les présenter dans des formats organisés et effectuer des analyses simples ;
Préparer et soumettre des rapports.

5. Aider à maintenir les dépenses, les budgets et autres rapports du VP / du département en:
Préparant les entrées / transactions et les documents justificatifs pour traiter les paiements ;
Enregistrer / saisir / documenter les données pour suivre, surveiller et contrôler les dépenses ;
Fournir des rapports d'information à la direction pour appuyer les décisions ;
Produire des rapports statistiques pour aider aux processus budgétaires.
Compiler des rapports sur les activités de vente à partir du système CRM et de diverses autres feuilles de calcul.
Préparer un rapport trimestriel des activités de la région pour le vice-président et chef de la région des Prairies.
Participer à la préparation d'un bulletin d'information trimestriel destiné au personnel régional.
Autres rapports et communications à la région, selon les besoins.

Avez-vous les compétences pour réussir dans cette fonction?

Au moins deux ans de soutien administratif de haut niveau à des cadres supérieurs, des équipes et/ou des dirigeants ;
Vous vous exprimez clairement et possédez de solides compétences en communication orale et écrite en anglais ;
De bonnes compétences en informatique, y compris la suite MS Office (Excel, Word, PowerPoint) et les programmes de messagerie électronique ;
Excellent sens de l'organisation ;
Haut niveau de discrétion requis dans le traitement de questions confidentielles.

Ce que nous offrons

La chance de vous joindre à une organisation tournée vers l'avenir, où vous collaborerez avec toute une équipe de pionniers.
Un cheminement de carrière enrichissant et diverses possibilités de perfectionnement professionnel.
Un programme de rémunération concurrentiel et d'excellents avantages sociaux.
De la formation interne pour vous aider à développer vos connaissances et vos compétences.
La possibilité de faire partie d'une organisation qui s'est engagée à faire avancer les choses au sein des collectivités, tant pour ses clients que pour ses employés.