Adjoint(E) Administratif(Ve) à La Direction - Ottawa, Canada - Riobel inc.

Riobel inc.

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Ottawa, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**RÉSUMÉ DU RÔLE**:
L'adjoint à la direction est responsable de fournir un soutien administratif au vice-président et directeur général, ainsi qu'à l'équipe de direction. Le titulaire de ce poste est chargé de soutenir administrativement le VP en préparant des correspondances, des rapports, des présentations, des ordres du jour et en gérant les dépenses, certains budgets et les achats en lien avec le poste, selon les directives du VP. Il organise également certains événements, coordonne des réunions et aide à la gestion des déplacements des employés.

**Responsabilités**
- Fournir le soutien administratif et de secrétariat nécessaire au VP et à l'équipe de direction, au besoin;
- Servir de lien avec la comptabilité concernant la création de fournisseurs et le paiement des factures et faire les vérifications selon les demandes à l'interne ou à l'externe (fournisseurs);
- Préparer et soumettre des rapports de dépenses mensuels pour le vice-président et directeur général ou pour d'autres départements au besoin;
- Effectuer des paiements de factures par carte de crédit de façon régulière, selon les besoins (avions, abonnement divers, cartes-cadeaux, dépenses de bureau, etc.);
- Préparer des rapports et des comptes rendus de réunions, selon les besoins;
- Préparer des présentations pour supporter les ventes et le marketing;
- Coordonner et prendre les dispositions nécessaires pour les réunions et les événements sur place (académie) et à l'extérieur du bureau, incluant la logistique (ex. invitations, communications, lieu, repas, équipement, matériel, réservations d'hôtel et déplacements (avion), participation aux réunions des ventes/directions, etc.)
- Tenir à jour le calendrier du vice-président et directeur général et coordonner les rendez-vous;
- Aider à la gestion de la boite courriels du vice-président et directeur général;
- Répondre aux questions générales et être la personne-ressource pour l'entreprise, anticiper les conflits d'horaires et aider à organiser et à rediriger les informations;
- Communiquer avec les personnes responsables du déchiquetage confidentiel;
- Aider à la bonne gestion du bureau et commander les fournitures de bureau au besoin;
- Mettre à jour la liste des postes téléphoniques;
- Aller chercher le courrier et le distribuer adéquatement et gérer la machine de timbre;
- Fournir un soutien administratif à d'autres départements, si nécessaire;
- Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.

**Qualifications**
- Formation postsecondaire en administration des affaires;
- Minimum de 3 à 5 ans d'expérience administrative;
- Compétence de niveau avancé en MS Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint);
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais;
- Possède un haut degré de discrétion et de confidentialité en tout temps;
- Possède un permis de conduire valide.

**Personnalité**
- Facilité à effectuer plusieurs tâches en parallèle, dans un environnement au rythme rapide;
- Esprit d'équipe et leadership;
- Positivisme et dynamisme;
- Créativité;
- Rapidité et intérêt pour apprendre;
- Sens des responsabilités;
- Capacité de gestion des priorités et des projets;
- Attentif aux détails, efficace et organisé dans une multitude de projets à la fois;
- Persévérance et patience;
- Autonomie, débrouillardise et polyvalence;
- Habiletés à résoudre des problèmes;
- Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéanciers serrés. Le résultat est la clé du succès.
- Avec le service à la clientèle tatoué sur le cœur, tu possèdes : la capacité de développer et entretenir de bonnes relations interpersonnelles, la capacité d'interagir efficacement avec les fournisseurs et plusieurs personnes dans une grande entreprise.
- La dernière clé? Une personnalité pétillante qui viendra compléter une équipe soudée.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Congés de Vacances et Compensatoires
- Événements d'Entreprise
- Horaires flexibles
- Options d'Achats d'Actions
- Programme d'Aide aux Employés
- Programmes de Bien-être
- REER Collectif
- Régime d'Achat d'Actions
- Régime de retraite
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
- Travail à domicile

Horaires de travail:

- 8 Heures
- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour
- Repos la fin de semaine

Types de paie supplémentaire:

- Primes

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

- Saint-Jérôme, QC: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Formation:

- DEP/ AEC ou Certificat (Souhaité)

Expérience:

- Administration: 3 ans (Souhaité)
- Microsoft Excel: 3 ans (Souhaité)

Langue:

- Anglais (Obligatoire)
- Français (Obligatoire)

Permis/certificat:

- Permis de Conduir