Assistant(E) Administrative - Montréal, Canada - Centre universitaire de santé McGill

Centre universitaire de santé McGill

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Description du poste**

CUSM-Université de McGill Laboratoire de pathologie oculaire et de recherche translationnelle

**INSTITUT DE RECHERCHE DU CUSM**
L'Institut de recherche du Centre universitaire de santé McGill (IR-CUSM) est un centre de recherche de réputation mondiale dans le domaine des sciences biomédicales et des soins de santé. Établi à Montréal, au Québec, l'Institut constitue la base de recherche du Centre universitaire de santé McGill (CUSM), centre hospitalier universitaire affilié à la Faculté de médecine de l'Université McGill. L'IR-CUSM est financé en partie par le Fonds de recherche du Québec - Santé (FRQS).

**Sommaire du poste**
Sous la supervision générale du gestionnaire de programme et en étroite collaboration avec le chef de programme et les chercheurs, le titulaire du poste fournit le soutien administratif au personnel universitaire en lien les subventions de recherche générales.

**Fonctions et attributions**
- Fournit le soutien administratif au directeur du CUSM-Université de McGill Laboratoire de pathologie oculaire et de recherche translationnelle en lien des tâches administratives (agenda, voyage, documents pour reunions etc),
- Dactylographie à partir de brouillons des lettres, de la correspondance, des notes de service, des formulaires, des envois de masse,
- Rédige et traduit des lettres et des notes de service,
- Répond aux appels téléphoniques, les filtre, les transfère, prend les messages et répond aux demandes de renseignements générales,
- Traite le courrier entrant et sortant, et prend les dispositions pour le service de messagerie,
- Traite les factures. Prépare et assure le suivi des demandes de paiement, d'achats et de factures,
- Organise et maintient un système de classement efficient et efficace,
- Communication, Accueil (Bienvenue) et l'inscription (documentation comme besoin) des nouveaux étudiants au Laboratoire (via l'Université McGill ou l'IR-CUSM), demande l'accès Glen.
- Assure le suivi des réparations de l'équipement ou de l'espace physique. Demande et coordonne les services d'entretien ménager, de TI, de sécurité, les services techniques et de télécommunication sous la direction du coordinateur et du personnel universitaire désigné,
- Informe le gestionnaire de programme de toutes situations inhabituelles,
- Effectue toute autre tâche générale de bureau, telle que photocopier, numériser, recevoir et envoyer des télécopies, etc.,
- Aide à la préparation du matériel de présentation de recherche,
- Réserve les salles de réunion,
- Révise et met en page la correspondance générale en lien avec les subventions et le compte,
- Prépare les formulaires de frais de déplacement pour le Directeur et membres du Laboratoire,
- Maintient à jour le curriculum vitae universitaire du Directeur,
- Aide le Laboratoire dans la préparation des demandes de subvention (documents administratives),
- Prépare la documentation en lien avec la supervision pour les demandes de bourses d'études et postdoctorales,
- Aide à l'organisation et la planification d'événements spéciaux et des fonctions pour les employés,
- Voit à l'organisation physique du mobilier, réorganise selon les transferts et les changements de personnel,
- Effectue d'autres tâches de bureau selon les demandes du supérieur immédiat ou de son délégué (membres du Laboratoire).
- Documentation des patients et formulaire de pathologie au cas besoin.

**Site web de l'organisation**

**Éducation/Expérience**
- Diplôme d'études secondaire V (DES) ou un diplôme d'études professionnelles - secrétariat (DEP heures) ou l'équivalent,
- Deux (2) années d'expérience connexes,
- Français et anglais - parlé et écrit,
- Excellente connaissance des programmes informatiques, tels Word, Excel, Access et PowerPoint,
- Traitement de texte : minimum de 40 mots par minute.

**Information additionnelle**

**Statut**: Temporaire, temps plein, remplacement de congé de maternité
**Échelle de rémunération**: Selon les qualifications et l'expérience / 47,320.00$ - 87,887.80$.
**Horaire de travail**: Semaine de travail de 35 heures avec une flexibilité de travailler les vendredis de la maison.
**Site de travail**:Glen Institut de recherche du CUSM, et les vendredis en télétravail.

**LE POSTE AFFICHÉ N'EST PAS UN POSTE D'HÔPITAL**

**Programme d'accès à l'égalité en emploi