Agent ou Agente de Secrétariat de La Doyenne - Quebec City, Canada - Université Laval

Université Laval

Verified Company

Quebec City, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises
**Scolarité**: D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
**Expérience**: Quatre (4) années d'expérience pertinente.
**Autres**: Logiciels: Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante: chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé; chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

**Autres logiciels utilisés**: Explo, Peoplesoft
**Principales tâches**: Organise tous les déplacements de la doyenne et tient à jour son agenda; Assiste la doyenne et interagit avec tous ses interlocuteurs pour répondre en 1ère ligne; Gérer des dossiers sensibles tels que:
Assistance à la rédaction dans les dossiers de titularisation et d'agrégation des professeurs;
Prépare les dossiers de recrutement des professeurs;
Etc. Prépare les documents des différentes assemblées de la Faculté; Reçoit et oriente les communications adressées au décanat (courriel, téléphone et en personne); Rédige et détient la responsabilité de la gestion des documents officiels et administratifs du décanat; Assure les échanges officiels entre le décanat et les directions du rectorat, des vice-rectorats et des autres facultés; Gère la correspondance et détient la responsabilité des convocations aux comités facultaires officiels. Assiste, rédige et archive les procès-verbaux subséquents (conseil de faculté, assemblée des professeurs, comités directeurs du FER, régie interne, etc.) en collaboration avec la doyenne; Assure une coordination étroite avec l'équipe de direction de la Faculté ainsi que la représentante de la DPRD (révision linguistique, Campagne communautaire UL, logistique de rencontres avec les partenaires, etc.); Vice-décanat à la recherche (révision linguistique, concours pour l'attribution de bourse); Etc.