Administrative Coordinator - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
- Pôle bien-être étudiant

Le Pôle bien-être étudiant offre une gamme de services de santé aux étudiants de McGill en mettant l'accent sur la sensibilisation, la prévention et l'intervention précoce. Le Pôle bien-être étudiant compte divers cliniciens qui offrent des rencontres individuelles, de la thérapie de groupe et d'autres services. Au sein du Pôle bien-être étudiant, l'Annexe Vie saine est axée sur la promotion de la santé et offre des programmes de soutien par les pairs pour le campus Macdonald et celui du centre-ville.

Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat. Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l'unité. Participer à l'organisation des activités de l'unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l'unité. Assurer la maintenance des systèmes d'information.

Responsabilités et tâches principales:

- Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Recommander des changements à apporter aux procédures afin de permettre à l'unité de devenir plus efficace. Collaborer avec le superviseur et les autres employés pour établir les priorités. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.
- Administrer les comptes de l'unité. Préparer les budgets ou les propositions de budget. Contrôler et rapprocher différents comptes, relevés et rapports. Déterminer et analyser les écarts et les erreurs. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes. Consigner les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande.
- Tenir à jour les dossiers des employés et remplir la documentation relative aux paiements, aux avis, aux nominations, aux promotions, aux congés sabbatiques, aux absences, de même que d'autres formulaires administratifs. Expliquer les procédures à suivre. Veiller au respect des échéances.
- Mettre à jour l'agenda de son superviseur. Fixer les rendez-vous, en rappeler les dates au superviseur et organiser le calendrier en fonction des priorités.
- Parcourir et trier le courrier. Préparer les fichiers, y joindre les documents connexes appropriés et chercher des renseignements, au besoin. Répondre aux questions dans sa sphère de responsabilité. Prendre note des mesures qui s'imposent et assurer un suivi.
- Planifier les réunions, communiquer avec les participants et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l'ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilités.
- Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Autres compétences et/ou aptitudes:

- Orientation client et aptitude à établir des relations productives.
- Entregent et capacité d'écoute manifestes, et aptitudes reconnues à communiquer de vive voix et par écrit.
- Aptitudes éprouvées à offrir du soutien dans le cadre de diverses activités administratives.
- Capacité reconnue de travailler de manière autonome et comme membre d'une équipe.
- Aptitude manifeste à faire preuve d'initiative, à résoudre les problèmes et à organiser le travail.
- Capacité de mener plusieurs tâches de front, de fixer des priorités et de travailler sous pression afin de respecter de nombreuses échéances dans un environnement dynamique où les activités se déroulent à un rythme rapide.
- Orientation client et service. Capacité de faire preuve de tact et de diplomatie avec tous les clients tout en adoptant un comportement et une tenue professionnels en tout temps.
- Aptitude éprouvée à bien comprendre l'information, à la retenir et à la communiquer clairement, et capacité reconnue à communiquer clairement et efficacement à tous les niveaux.
- Capacité manifeste pour la rédaction de la correspondance, avec une précision et un souci du détail supérieurs.
- Aptitude certaine à appuyer diverses activités administratives.
- Sens de l'organisation hors pair, jumelé à une capacité de mener plusieurs tâches de front, de fixer des priorités et de travailler sous pression afin de respecter de nombreuses échéances dans un environnement dynamique.
- Apt