Executive Assistant- IT Svp - Québec, Canada - Intact

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Québec, Canada

4 weeks ago

Sophia Lee

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Sophia Lee

beBee Recruiter
Description
Nous cherchons une Ajointe exécutive II pour notre équipe grandissante

**Ce que vous accomplirez chez nous**:

- Soutenir la Premier vice-présidente, ce qui comprend la gestion et l'organisation de son calendrier, l'organisation de ses déplacements, la planification et la participation, au besoin, à des réunions afin d'en rédiger le procès-verbal, la préparation et le classement des rapports de dépenses, la rédaction de la correspondance, etc.
- Soutenir l'équipe notamment en classant les documents confidentiels des employés, en veillant à ce que les services d'accueil appropriés soient organisés, en préparant l'ordre du jour des réunions d'équipe, en préparant des dossiers pour diverses réunions, en assurant le suivi des feuilles de temps, en commandant des fournitures et en tenant l'inventaire/équipement et en distribuant le courrier.
- Organiser les invitations aux réunions, les réservations de salles et d'équipement, selon les besoins, et publier les ordres du jour des réunions.
- Fournir un soutien technique continu à l'équipe (y compris une aide à l'accueil des nouveaux employés) grâce à vos connaissances techniques des systèmes et des logiciels.
- Participer activement aux projets spéciaux et à toute autre tâche connexe, ce qui inclut la mise à jour de la documentation et la publication des projets.
- Planifier, coordonner et assister aux événements organisés par le département, y compris les collectes de fonds et les fonctions du personnel, et leur apporter un soutien le jour même.
- Exécuter des rapports confidentiels et créer des présentations PowerPoint, des documents Word et des feuilles de calcul Excel sur les résultats.
- Participer au processus budgétaire annuel.
- Soutenir les autres Assistant(e)s de la direction.

**Ce que vous mettrez à profit**:

- Diplôme d'études collégiales en administration ou en secrétariat ou combinaison équivalente d'études et d'expérience
- Minimum de 5 ans d'expérience
- Sens aigu des affaires et professionnalisme
- Maîtrise de MS Office (Word, Excel et PowerPoint)
- Capacité de gérer de multiples priorités concurrentes et des échéances
- Excellentes aptitudes à la communication, tant écrite que verbale
- Bilinguisme ; **Nécessité d'interagir sur une base régulière avec des collègues partout au pays**

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