Adjoint(E) Exécutive à La Direction - Vaudreuil-Dorion, Canada - Harden

Harden

Verified Company

Vaudreuil-Dorion, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Lieu de travail : Vaudreuil

Poste : Temps plein 40 heures par semaine

Tâches
- Rédiger des lettres et documents pour la haute direction;
- Assister à diverses réunions et prendre les notes et minutes;
- Préparer la correspondance, l'ordre du jour et les comptes-rendus des réunions;
- Filtrer les appels de la haute direction;
- Représenter la haute direction avec professionnalisme et assurance dans les communications tant verbales qu'écrites;
- Tenir à jour les agendas;
- Organiser les réunions via Teams, Zoom ou autre média;
- Fournir un soutien administratif;
- Gérer les demandes en fonction des priorités et assurer un suivi en temps opportun;
- Conserver, classer et mettre à jour les dossiers de la haute direction;
- Gestion des comptes de dépenses et de frais de déplacement de la haute direction;
- Coordonner les voyages des membres de la haute direction;
- Organiser et réserver les repas, salles, rencontres, déplacements et voyages d'affaires;
- Aider lors des dossiers d'acquisition;
- Préparer et gérer des rapports pour la direction;
- Toutes autres tâches connexes.

**Qualifications**:

- 5 ans d'expérience pertinente directement relié au soutien administratif ;
- Expérience avec la suite Microsoft 365, y compris Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneDrive-SharePoint et d'autres outils de la suite Office;
- Expérience avec Asana ou une plateforme similaire de gestion du travail collaboratif;
- Bonne connaissance en culture numérique et expérience de formation par le biais d'un apprentissage en ligne guidé;
- À l'aise avec le changement continu des outils, des processus et des méthodologies et capacité à s'adapter;
- Diplôme d'étude professionnel (DEP), ou AEC dans un domaine pertinent ;
- Excellente maîtrise de la communication en français et en anglais (parlé et écrit) ;
- Habileté à planifier, organiser, prioriser, à prendre de l'initiative ;
- Aptitudes pour la rédaction de textes, de présentation et de traduction;
- Discrétion, esprit d'équipe et dédié à la tâche;
- Habileté à communiquer et s'adapter aux changements;
- Faire preuve d'autonomie et d'initiative.

Avantages
- Salaire compétitif
- Régime d'assurances collectives
- Horaires flexibles de jour
- Ambiance de travail très conviviale
- Gym sur place
- Formation et développement professionnel

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Head office: Vaudreuil

Position: Full time (40 hours per week)

Duties and responsibilities
- Draft letters and documents for the management;
- Attend various meetings and take notes;
- Prepare correspondence, agenda and minutes of meetings;
- Manage phone calls and messages for the management team;
- Represent the management team with professionalism and confidence in both verbal and written

communications;
- Maintain/update the management team Office calendar, diaries and schedules;
- Organize meetings via Teams, Zoom or other media;
- Complete all administrative tasks;
- Manage requests according to priorities and ensure timely follow-up;
- Maintain, file and update management files;
- Schedule travel arrangements and expense reports;
- Help with acquisition files;
- Preparer and manage reports for the management team;
- All other related tasks.

**Qualifications**:

- 5 years of experience directly related to administrative support;
- Experience with Microsoft 365 suite including Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneDrive-SharePoint and

other tools within the suit;
- Experience with Asana or a similar collaborative work management platform;
- Strong digital literacy and experience receiving training through guided e-learning;
- Comfortable with continuous change to tools, processes and methodologies and ability to adapt on the fly;
- Professional study diploma (DEP), or AEC in a relevant field;
- Excellent communication skills in French and English (spoken and written);
- Ability to plan, organize, prioritize, take initiative;
- Excellent written and verbal communication skills, with strong editing, translation, and proofreading abilities
- Discretion, team spirit and dedication to the task;
- Demonstrated teamwork, collaborative approach, organization, dynamism, and work quality; excellent

proven initiative

**Benefits**:

- Competitive salary
- Group Insurance
- Flexible daytime hours
- Very friendly working atmosphere
- On-site gym
- Professional Training & Development

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Horaires de travail:

- Quart de jour

Formation:

- DEP/ AEC ou Certificat (Souhaité)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail