Planificateur ou Planificatrice D'événements - Ottawa, Canada - Canadian Bar Association

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Ottawa, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**SOMMAIRE DU POSTE**

Relevant de la gestionnaire de la formation continue, le planificateur ou la planificatrice d'événements est responsable de la gestion et de l'administration de réunions et d'événements d'envergure qui se donnent en présentiel, conformément aux politiques et procédures de l'ABC. Ce poste exige un haut niveau d'interaction avec le grand public, les membres et le personnel de l'ABC. La personne titulaire du poste doit être motivée, posséder la capacité à accomplir des tâches multiples avec un minimum de supervision et faire preuve de bon jugement. Elle doit aussi faire preuve de minutie, être très bien organisée et être à l'aise avec la technologie.

**LIEU**

66, rue Slater, bureau 1200, Ottawa (Ontario)

***LANGUES**

L'ABC fournit des services dans les deux langues officielles du Canada. Des compétences bilingues, tant à l'écrit qu'à l'oral, sont un atout.

**Rémunération ANNUELLE**

71 582,94 $/année (40,79 $/heure)

**RESPONSABILITÉS**
- Planifier et assurer la logistique complète des programmes et des réunions, ainsi que de tous les produits livrables après la prestation du programme ou de la réunion;
- Assurer la liaison avec les lieux de réunion, les commerçants et les fournisseurs et entretenir des relations avec eux;
- Examiner et modifier les contrats d'événements et obtenir les autorisations requises pour les exécuter;
- Agir à titre de liaison et de soutien administratif aux conférenciers et conférencières bénévoles, aux personnes qui président les événements et aux commanditaires;
- Participer aux réunions et aux événements en présentiel, au besoin;
- Participer au processus d'inscription;
- Créer des plans de travail pour chaque événement;
- Créer des feuilles de route pour chaque événement;
- Répondre aux demandes de renseignements par téléphone et par courriel;
- Préparer et conserver les dossiers relatifs à l'agrément;
- Fournir des commentaires et des rapports aux intervenants, selon les besoins;
- Préparer, gérer et surveiller les budgets des événements en présentiel;
- Examiner les factures et les déclarations de dépenses pour en assurer l'exactitude et assurer le suivi des comptes en souffrance;
- Effectuer d'autres tâches connexes sur demande.

***QUALITÉS**

***Éducation**
- Diplôme d'études postsecondaires (université ou collège)
- Certificat en gestion d'événements, un atout

***Expérience**
- Minimum de 5 ans d'expérience de travail en planification de réunions
- Expérience de travail dans le secteur sans but lucratif et des associations de professionnels (préféré)
- Expérience des technologies suivantes est un atout : iMIS, EMD, Kentico, Adobe Pro, Photoshop, Survey Monkey, Type form, Poll Everywhere, Zoom, Teams, SharePoint.

***Compétences et capacités**
- Compétences en informatique au niveau avancé (MS Word, Excel, PowerPoint, Acrobat);
- Capacité à apprendre de nouvelles technologies et des technologies en évolution et à travailler au moyen de celles-ci sans problème;
- Compétences en communications au niveau avancé;
- Minutie;
- Jugement sain;
- Fortes compétences en planification et en organisation;
- Connaissance de stratégies efficientes de marketing et de communications jugées un atout;
- Capacité avérée à faire preuve de créativité, à sortir des sentiers battus tout en tenant compte des contraintes budgétaires, du concept à l'exécution lors de la planification de projets.
- Capacité à travailler avec un minimum de supervision, travailler sous pression avec efficacité et efficience, organiser et fixer les priorités;
- Aptitude avérée à accomplir des tâches multiples et à faire preuve de souplesse dans les paramètres imposés par le projet;
- Capacité avérée à travailler de manière indépendante et à gérer des projets de bout en bout;
- Travaille bien en équipe;
- Disponibilité pour travailler à l'occasion la fin de semaine ou les soirées et voyager, au besoin.

Aucune agance.