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    Adjoint(e) aux activités professorales - Montreal, Canada - HEC Montréal

    HEC Montréal
    HEC Montréal Montreal, Canada

    Found in: Talent CA C2 - 1 week ago

    Default job background
    Temps plein - Régulier
    Description

    Rôle et responsabilités

    L'adjoint ou l'adjointe aux activités professorales est responsable du secrétariat auprès d'une équipe de professeurs, de maîtres d'enseignement et de chargés de cours.

    Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

  • Voit à l'organisation matérielle des cours : Crée et met à jour les nouveaux sites de cours sur Zone Cours, transcrit les plans de cours;Compile les résultats d'examens et diffuse l'information dans HEC en ligne;Transcrit les horaires de cours, prépare les horaires détaillés, établit l'horaire des travaux pratiques;Confirme les cours et les horaires avec les chargés de cours, et leur communique l'information;Commande divers documents pédagogiques;Fait imprimer les documents qui doivent être distribués en classe;Assure le suivi des examens;Assure le suivi pour la correction et les demandes de matériel pédagogique;Assure le suivi des travaux dirigés et des stages, compile et transmets les informations aux différents responsables.
  • Voit à l'organisation d'évènements, tels que Journée Carrière, Colloque en fiscalité, Congrès de l'APFF : Effectue les réservations, de restaurant, de salles, de cubicules, etc.;Complète les formulaires de soumission;Recueille les inscriptions des employeurs et des étudiants;Envoi les invitations aux employeurs et aux étudiants;Commande les affiches;Prépare les cocardes et procèdes à l'affichage;Produit le programme détaillé et l'ordre du jour;Procède au remboursement des dépenses.
  • Reçoit les étudiants et les visiteurs et les dirige aux endroits appropriés. Répond au téléphone et fournit divers renseignements.
  • Informe les professeurs, maîtres d'enseignement et les chargés de cours des procédures à suivre concernant les examens, la remise des notes, les demandes de révision d'examens et assure l'organisation matérielle des cours.
  • Dépouille le courrier et le transmet aux personnes concernées. Prépare de sa propre initiative les réponses courantes et la correspondance générale. Effectue la recherche, la cueillette et l'agencement de renseignements à inclure dans les rapports et la correspondance.
  • Prépare divers documents (lettres, textes, tableaux et graphiques, travaux pratiques, examens, quiz, sondage, présentations, rapports...); compile des données, saisit les textes, les corrige, et prépare la mise en page selon les spécifications demandées. Transcrit et corrige des textes, en langue française et en langue anglaise.
  • Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l'élagage et à l'archivage des dossiers semi-actifs.
  • Traite et assure le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal :
  • Demandes d'autorisation d'engagement :

  • Demandes de paiement du personnel de recherche ou contractuel;
  • Demandes de bourse; En l'absence de l'adjointe à la direction peut, à l'occasion, faire des demandes de paiement pour chèque, pour frais de voyage et de représentation;Tout autre formulaire interne à HEC Montréal.
  • Au besoin :

  • Prépare les documents nécessaires aux dossiers de subvention de recherche des professeurs, au curriculum des nouveaux cours, etc. et photocopie ces différents textes.
  • Lors de l'absence de l'adjointe à la direction, effectue divers travaux en support à la direction du département.
  • Prépare les dossiers et assure l'organisation logistique des réunions de coordination, de salons ou autres.
  • Vérifie l'inventaire et s'assure de l'approvisionnement du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement de son secteur de travail.
  • Effectue la mise à jour de pages Web.
  • Soutien techniquement les professeurs dans l'utilisation de certains logiciels.
  • Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d'améliorer les services de son secteur de travail.
  • Section 3 bleue

    Profil recherché

  • Diplôme d'études professionnelles en secrétariat et un minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente*
  • Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
  • Connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
  • Excellente connaissance de l'environnement Excel;
  • Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d'usage courant (ex; suite office, SharePoint, etc.)
  • Connaissances des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de pages Web, tel que : Zone Cours, WorldPress, Rhytmyx, etc.
  • Connaissances des environnements administratifs suivants : Synergie, Maximo, Savia, Jira.
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles
  • Discrétion
  • Capacité de travailler sous la direction de plusieurs personnes
  • Capacité de travailler en équipe
  • Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à l'intérieur de délais restreints
  • Autonomie et initiative
  • *Afin de s'assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l'absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d'évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.

    Section 4 grise

    Avantages

  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Horaire estival: 10 vendredis d'été
  • Aménagement de temps de travail: mode hybride
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d'assurances collectives
  • Régime de retraite à prestations déterminées
  • Accès à un service de télémédecine
  • Section 5 bleue Section 6 grise Section 7 bleue Section 8 grise


  • Université de Montréal Montreal, Canada Temps plein, Temporaire

    Information sur l'emploi · NOTRE MISSION : Assurer un leadership en formation et en recherche sur le médicament et les soins pharmaceutiques par une approche interdisciplinaire et innovante permettant de relever les défis de santé de notre société. · NOTRE VISION : Être un moteur ...


  • McGill University - Faculty of Medicine and Health Sciences Montréal, Canada Full time

    The Faculty of Medicine and Health Sciences of McGill University invites applications for the position of · DIRECTOR OF THE SCHOOL OF BIOMEDICAL SCIENCES AND ASSOCIATE DEAN, FACULTY OF MEDICINE AND HEALTH SCIENCES · The Faculty of Medicine and Health Sciences (FMHS) at McGill Uni ...

  • CDI College

    Enseignant(e) en technique d'éducation spécialisée

    Found in: Talent CA C2 - 4 days ago


    CDI College Montreal, Canada

    Description · Nous sommes heureux d'annoncer que nous sommes à la recherche d'une enseignante en technique d'éducation spécialisée à nous joindre au Collège CDI - Saint Léonard Poste recherché : Enseignant(e) en technique d'éducation spécialisé Statut d'emploi: Temps partiel P ...

  • Polytechnique Montréal

    Professeure, professeur en génie chimique

    Found in: Talent CA C2 - 2 days ago


    Polytechnique Montréal Montreal, Canada

    ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL · Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationa ...

  • Polytechnique Montréal

    Professeure, professeur en génie chimique

    Found in: Talent CA C2 - 6 days ago


    Polytechnique Montréal Montreal, Canada

    ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL · Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationa ...

  • Polytechnique Montréal

    Technicienne, technicien en audiovisuel et multimédia

    Found in: Talent CA C2 - 1 day ago


    Polytechnique Montréal Montreal, Canada

    Sommaire de la fonction · Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationa ...

  • Polytechnique Montréal

    Professeure, professeur en génie électrique

    Found in: beBee S2 CA - 1 week ago


    Polytechnique Montréal Montréal, Canada Full time

    Polytechnique Montréal · Professeure, professeur en génie électrique - Circuits et systèmes RF/ Microondes · Référence : 23-PR-3 · Durée : Ce poste mène à la permanence · Endroit : Montréal · Date d'échéance: 18 mars 2024 · Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie ...

  • CISSS de la Montérégie-Centre

    Secrétaire médicale

    Found in: Talent CA C2 - 6 days ago


    CISSS de la Montérégie-Centre Longueuil, Canada Temporaire - Temps complet

    Description · du poste : Le Centre intégré de santé et de services sociaux de la Montérégie-Centre (CISSSMC) a une vision fortement axée sur l'humanisation des soins et des services. Tous évoluent dans un écosystème qui aspire à être bienveillant, digne de confiance et accessibl ...

  • CDI College

    Coordonnateur(trice) des services pédagogiques

    Found in: Talent CA C2 - 6 days ago


    CDI College Laval, Canada Temps Plein

    Description · Nous sommes heureux d'annoncer que nous sommes à la recherche d'un(e) coordonnatrice des services pédagogique à nous joindre au Collège CDI - Laval Poste : Coordonnateur(trice) des services pédagogiques Statut de l'emploi : Temps Plein Lieu : 3 Pl. Laval bur. 40 ...

  • CDI College

    Enseignante SASI

    Found in: Talent CA C2 - 6 days ago


    CDI College Laval, Canada

    Description · Nous sommes heureux d'annoncer que nous sommes à la recherche d'une enseignante pour nos programmes SASI et APED Poste recherché : Enseignante SASI & APED Se rapporteras à: Directeur de campus · Lieu: CDI Laval · Statut d'emploi: À durée indeterminé Date de débu ...

  • CISSS de la Montérégie-Centre

    Secrétaire médicale

    Found in: Talent CA C2 - 6 days ago


    CISSS de la Montérégie-Centre Brossard, Canada Temporaire - Temps complet

    Description · du poste : Le Centre intégré de santé et de services sociaux de la Montérégie-Centre (CISSSMC) a une vision fortement axée sur l'humanisation des soins et des services. Tous évoluent dans un écosystème qui aspire à être bienveillant, digne de confiance et accessibl ...