Secrétaire Aa1 - Montréal, Canada - CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal

CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

du poste:
- Sous l'autorité hiérarchique du coordonnateur, la personne titulaire du poste a le mandat principal d'assister son supérieur dans toutes les tâches qui lui sont confiées. Elle assure la gestion de l'agenda, la correspondance et la gestion de la documentation pour le coordonnateur. Elle effectue la liaison entre son supérieur et tous les membres du secteur.
- PRINCIPALES RESPONSABILITÉS- Assure un soutien au Coordonnateur Sensoriel & Langage en effectuant les tâches cléricales ou administratives requises et demandées par le coordonnateur.
- Effectue les tâches en lien avec la tenue de l'agenda ainsi que la tenue des rencontres de secteur ou du comité de coordination (fixer les dates, entrées d'agenda, réservation de salles, envoi de courriels et contribution pour préparer les ordres du jour ou comptes rendus et/ou inscriptions des suivis à faire).
- Rédige la correspondance selon les balises du programme d'identité visuelle de l'organisation.
- Assure le suivi des communications.
- Assure la révision linguistique des textes élaborés par le coordonnateur: lettres, notes de service, tableaux, rapports, présentations, comptes rendus, articles, affiches, etc.
- Effectue la mise en page des documents en respectant les normes graphiques des communications de l'organisation.
- Remplit/complète des formulaires, statistiques ou rapports.
- Compile/traite des données nécessaires à la préparation de listes, tableaux ou rapports.
- Tient à jour les listes de distribution, des coordonnées des programmes et documents utiles au fonctionnement de la coordination; ainsi qu'au besoin le bottin électronique de la coordination.
- Contribue à la révision et rédaction de certains documents liés aux procédures internes.
- Coordonne et assure la diffusion de l'information nécessaire au bon fonctionnement du secteur, rédige à cet effet des propositions de notes de service à l'intention du personnel du secteur.
- Fait le suivi nécessaire pour le paiement des factures, dont l'envoi au service des comptes payables selon la procédure en vigueur.
- Classe les documents ou sauvegarde les fichiers électroniques et les dossiers selon la procédure établie et l'arborescence convenue.
- Au besoin, accueille de nouveaux employés, voit à l'organisation technique et physique, forme, répond à leurs questions et les dirige vers les bonnes ressources.
- Suivi du budget et des demandes de subvention pour des séjours dans des camps de vacances.
- Suivi du budget des dépenses reliées à certains projets de recherche de la coordination.
- Complète des requêtes matérielles, informatiques, de logistique ou autres et en assure le suivi.
- Offre un soutien logistique pour l'organisation des activités de formation (préparation des locaux et du matériel).
- Au besoin, offre un soutien logistique ou informatique à d'autres employés de la coordination.
- Exigences:
- Formation académique exigée (en lien avec la nomenclature du titre d'emploi)
- Diplôme d'études professionnelles (DEP) ou un diplôme d'études secondaires (DES)-métier en secrétariat SANS expérience requise
- OU
- Diplôme d'études secondaires (DES) ou une équivalence reconnue par le Ministère de l'Éducation du Québec (MEQ) avec trois (3) ans d'expérience comme secrétaire
- ET
- Réussir les tests suivants (pré-qualification obligatoire):

- Français de niveau 3
- Word de niveau 3
- Excel de niveau 2- Remarques:
- Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.