Coordinateur Administratif - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Résumé du poste

Sous la responsabilité du doyen de la faculté des arts, le titulaire du poste fournit un soutien administratif au bureau du doyen. En appui aux buts et objectifs de l'université en matière d'enseignement, d'apprentissage et de recherche, fournir un soutien administratif confidentiel de haut niveau à la Faculté des arts, conformément aux politiques et procédures de l'université. Cela inclut la coordination et l'assistance pour une variété d'activités, y compris la fourniture d'informations aux employés et aux étudiants concernant les politiques et les procédures de l'université. Coordonner, mettre en œuvre et maintenir les processus administratifs du bureau du doyen. Effectuer diverses tâches liées à la coordination de réunions, à la collecte d'informations et au suivi. Fournir un soutien aux activités administratives. Superviser l'accès aux bâtiments, le site web et les événements. Fournir des informations relatives aux politiques et procédures.

Responsabilités- Responsable de l'archivage numérique et de l'examen des dossiers dans le bureau.- Soutenir le responsable des affaires académiques en ce qui concerne les nominations sans salaire, les congés sabbatiques et la programmation des réunions (par exemple, FRC, UTC).- Aider le responsable des affaires académiques à remplir les dossiers dans D2 pour les renouvellements de mandat et les promotions.- Fournir un soutien administratif et de secrétariat au responsable des affaires académiques en ce qui concerne les questions susmentionnées.- Assister le gestionnaire des opérations dans les tâches liées au bâtiment de Dawson Hall (telles que l'accès au bâtiment de Dawson et répondre aux demandes liées aux fonctions du directeur du bâtiment, y compris la transmission des questions à la FCC).- Envoyer par courriel les formulaires d'audit d'espace aux départements, collecter les réponses et les envoyer au gestionnaire des opérations.- Triage des demandes concernant les politiques et procédures de la Faculté des arts, et transmission à la personne appropriée.- Aider à l'organisation et à la préparation des événements de la Faculté des arts, le cas échéant.- Demander des permis de vente d'alcool et soumettre les commandes d'alcool et de restauration.- Mettre à jour et entretenir la page web principale de la faculté. S'assurer que le contenu du site est mis à jour, éditer et relire le texte.- Peut assister à des réunions telles que les procès-verbaux du conseil de la faculté et du comité d'examen de la faculté. Coordonne la réunion, rédige le procès-verbal et assure le suivi des décisions dans son domaine de responsabilité.- Dresser une liste de contacts (présidents/directeurs, personnel administratif du bureau du doyen des arts) à la faculté des arts.- Soutenir les comités de la faculté selon les besoins (comité EDI, comité du programme d'études, comité de nomination, comité des affaires étudiantes, etc.)- Répondre à des catégories spécifiques de demandes reçues dans la boîte de réception partagée, y compris les messages vocaux électroniques.- Soutenir les demandes de signature du doyen- Soutenir le bureau du doyen et travailler en collaboration avec lui pour assurer le bon fonctionnement de la faculté des arts.- Commande de matériel et de fournitures de papeterie.- Effectuer d'autres tâches connexes en fonction des besoins.

Autres compétences requises

Connaissance avérée des politiques et procédures universitaires. Haut niveau d'organisation et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois. Compétences de communication efficaces avec une capacité à écouter ainsi qu'à transmettre et recevoir clairement des informations à la fois par écrit et oralement. Solides compétences interpersonnelles et capacité avérée à fournir un excellent service à la clientèle à diverses parties prenantes. Précision, souci du détail, ingéniosité, capacité à établir des priorités et à respecter des délais multiples. Aptitude avérée à rédiger de la correspondance, à relire des textes et à éditer des documents en respectant l'orthographe, la grammaire, la ponctuation et la mise en forme. Expérience de la gestion de calendriers et de l'organisation de réunions. Capacité avérée à travailler de manière indépendante et au sein d'une équipe. Expérience avérée du travail dans un environnement à rythme rapide et du traitement de questions urgentes (dossiers, délais, notes de service, etc.). Capacité à transmettre des inf