Adjointe Exécutive - Québec, Canada - WSP

WSP

Verified Company

Québec, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

WSP est à la recherche d'une adjointe exécutive ou un adjoint exécutif pour notre Cheffe des communications mondiales ainsi que pour notre Directeur mondial, Transport & Infrastructure. La personne sélectionnée sera chargée de fournir un soutien de haut niveau aux deux dirigeants, tout en respectant les meilleures pratiques à l'échelle de l'entreprise pour répondre aux demandes internes et externes, en développant et en maintenant d'excellentes relations avec tous les employés, clients et autres parties prenantes, et en incarnant les valeurs et principes directeurs de WSP.

La personne sélectionnée devra faire preuve d'un grand sens de la planification et de l'organisation, ainsi que posséder de solides compétences en communication, tant en anglais qu'en français, compte tenu la nature du travail de collaboration avec des parties prenantes internationales. Il s'agit d'un nouveau rôle qui prendra forme avec le temps en fonction des besoins. La personne qui occupera ce poste travaillera en mode hybride, soit trois jours au bureau du centre-ville de Montréal et deux jours en télétravail.

**Responsabilités**
- Assister la cheffe des Communications ainsi que notre Directeur Global Transport & Infrastructure dans leurs activités quotidiennes.
- Agir à titre d'ambassadeur de marque et s'engager à respecter les principes directeurs de WSP de façon continue.
- Fournir un soutien dans la gestion des dépenses, de l'agenda et de la planification des voyages.
- Coordonner les réunions et les conférences téléphoniques internes et externes, y compris l'aménagement des salles, les commandes de repas, les aspects audiovisuels, etc.
- Organiser et soumettre les dépenses personnelles et par carte de crédit d'entreprise, et approuver les feuilles de temps et les dépenses des équipes
- Organiser des événements sociaux selon les besoins.
- Travailler en étroite collaboration avec le service juridique, les Finances et le service d'Approvisionnement afin de s'assurer que tous les documents nécessitant une signature sont complétés en temps opportun.
- Participer à certaines tâches de projets, incluant de l'analyse, de la coordination, etc.
- Effectuer toute autres tâches connexes sur demande. Coordonner des conférences et webinaires avec différentes plateformes technologiques.

**Ce qui vous démarque...**
- Posséder un diplôme postsecondaire en administration des affaires ou dans une discipline connexe est un atout.
- Avoir acquis plus de 10 ans d'expérience professionnelle dans un environnement d'entreprise et dans une organisation de taille similaire (plus de 5 000 employés).
- Compter au moins cinq années d'expérience à titre d'adjoint de direction en entreprise.
- Faire preuve de compétences avérées de l'utilisation de la suite Microsoft Office, Teams et Outlook.
- Connaitre SharePoint et un logiciel d'ERP est un atout.
- Avoir la capacité d'effectuer des tâches multiples et de respecter les échéances.
- Réaliser un travail toujours précis et de haut calibre et faire preuve d'un grand souci du détail, dans un milieu de travail au rythme rapide.
- Posséder de solides compétences organisationnelles et démontrer une capacité à travailler avec un minimum de supervision.
- Faire preuve de jugement et de discrétion lors du traitement des données et des situations confidentielles et sensibles.
- Faire preuve d'autonomie et avoir le sens de l'initiative.
- Incarner et faire siens les valeurs et principes directeurs de WSP.
- Maitriser l'anglais et le français tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Être disponible occasionnellement pour faire des heures supplémentaires.