Coordonnateur(Trice) Administratif(Ve) - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

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Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat. Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l'unité. Participer à l'organisation des activités de l'unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l'unité. Assurer la maintenance des systèmes d'information.

Responsabilités et tâches principales:

- Agir à titre de personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures de l'unité. Résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d'obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.
- Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Recommander des changements à apporter aux procédures afin de permettre à l'unité de devenir plus efficace. Collaborer avec le superviseur et les autres employés pour établir les priorités. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.
- Administrer les comptes de l'unité. Préparer les budgets ou les propositions de budget. Contrôler et rapprocher différents comptes, relevés et rapports. Déterminer et analyser les écarts et les erreurs. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes. Consigner les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande.
- Fournir des renseignements aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Déterminer la raison de l'appel ou de la visite et préparer les documents nécessaires. Orienter les appelants et les visiteurs vers les personnes-ressources appropriées. Évaluer la nécessité d'une intervention d'une autre personne-ressource et organiser les rendez-vous, au besoin.
- Planifier les réunions, communiquer avec les participants et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l'ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilités.
- Coordonner l'organisation d'événements comme des symposiums et des conférences. S'occuper des préparatifs de voyage.

Autres compétences et/ou aptitudes couramment utilisées:
Orientation client et aptitude à établir des relations productives avec les étudiants, les professeurs et les chercheurs. Aptitudes éprouvées à offrir du soutien dans le cadre de diverses activités administratives, dont celles se rapportant aux étudiants et à la recherche, et à diverses activités universitaires. Capacité reconnue de travailler de manière autonome et comme membre d'une équipe. Capacité de mener plusieurs tâches de front, de fixer des priorités et de travailler sous pression afin de respecter de nombreuses échéances dans un environnement dynamique où les activités se déroulent à un rythme rapide. Solides aptitudes en informatique et habileté à se servir de plateformes et logiciels évolués (traitement de texte, bases de données, tableurs, logiciels de présentations, Adobe, Minerva, etc.). Connaissance du français et de l'anglais. L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais à la fois verbalement et par écrit.

LI-Hybrid

Formation et expérience mínimales requises:
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat

Salaire horaire:
(AAPNEUM Niveau F) $ $35.40

Heures par semaine:
33.75 (Temps plein)

Superviseur:
Conseiller en ressources humaines

Date de fin de l'emploi (le cas échéant):
Date limite pour postuler:

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