Agente ou Agent de Soutien Administratif, Classe I - Lasalle, Canada - Cégep André-Laurendeau

Cégep André-Laurendeau

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Lasalle, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**AGENTE OU AGENT DE SOUTIEN ADMINISTRATIF, CLASSE I**

**SERVICE DE LA FORMATION CONTINUE**

**REMPLACEMENT À TEMPS COMPLET**

**CONCOURS # S**
- **TITRE : Agente ou agent de soutien administratif, classe I**_
- **STATUT**:_Remplacement à temps complet
**SECTEUR**: Service de la formation continue

**LIEU DE TRAVAIL**: Cégep André-Laurendeau

**TITULAIRE DU POSTE**: Alexandre Lemire

**SUPÉRIEUR(E) IMMÉDIAT(E)**: Sandra St-Louis

**HORAIRE DE TRAVAIL**:35 heures/semaine (lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30)
**DATE DE DÉBUT**:Le 7 novembre 2023

**DATE DE FIN **Le 30 juin 2025

**QUALIFICATIONS REQUISES**

**Scolarité et expérience**

Le titulaire du poste doit détenir un diplôme d'études secondaires ou un diplôme d'études professionnelles, avec option appropriée. Le tout doit être jumelé à un minimum d'une (1) année d'expérience pertinente.

**Connaissances pratiques**
- Bonne connaissance des logiciels de la suite Ms Office principalement **Word**, **PowerPoint**, **Excel intermédiaire**, **Outlook**;
- Excellente maîtrise du **français** tant à l'oral qu'à l'écrit.

La réussite d'un test de français est obligatoire.
La réussite des tests de bureautique sont obligatoires.

**Qualités professionnelles recherchées**
- Capacité à communiquer avec un grand souci du service à la clientèle;
- Aptitude à établir et à gérer ses priorités et plusieurs dossiers simultanément;
- Sens de l'organisation.

**NATURE DU TRAVAIL**

Relevant de la Direction adjointe du Service de la formation continue et travaillant en étroite collaboration avec les conseillers pédagogiques et l'aide pédagogique individuelle, la titulaire ou le titulaire du poste a comme rôle principal de voir au suivi administratif des différentes activités de formation créditées (AEC, DEC, cheminements RAC), ainsi que des cours à la carte. Elle ou il offre un soutien administratif aux formateurs et aux enseignants et professionnels, de l'ouverture des dossiers étudiants jusqu'à la diplomation en passant par le suivi du cheminement.

**QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES**

**1. EFFECTUER LE SUIVI DES PROGRAMMES ET DES COURS CRÉDITÉS OU NON**
- Recevoir toute l'information concernant le départ des nouveaux programmes;
- Préparer les formulaires d'admission et d'inscription pour les nouveaux étudiants;
- Envoyer une copie du formulaire d'inscription au cheminement scolaire pour faire l'ouverture de la grille des cours dans CLARA;
- Assurer la gestion du suivi des présences des étudiants (à l'aide du système LÉA) : indiquer à l'enseignant la marche à suivre et transmettre les informations requises aux professionnels;
- Ouvrir les dossiers sociaux des étudiants dans CLARA (admission rapide);
- Assurer les vérifications nécessaires pour les codes informatiques et les profils au Service de l'informatique pour tous les étudiants inscrits;
- Créer et gérer les carnets d'adresses Outlook (liste d'envoi) pour chaque groupe dans chaque programme;
- Participer à l'occasion au suivi des réquisitions d'achat et de l'inventaire avec l'outil informatique intégré;
- Préparer les réquisitions d'achat pour les volumes à la bibliothèque, à la Coop, etc.;
- Suivi administratif de la diplomation des étudiants (AEC et DEC) et émission des attestations de participation pour les ateliers non-crédités;
- Assurer une gestion administrative des plans de cours, des listes de matériel requis et des évaluations certificatives;
- Gérer les reports d'évaluation et préparer les tests liés aux admissions;
- Assurer une gestion administrative des dossiers des étudiants, faire le lien avec le professionnel concerné et le Service de l'organisation scolaire;
- Assurer la logistique pour les séances d'accueil et autres activités en lien avec la mise en œuvre des activités de formation;
- Sous la supervision de la technicienne responsable, assurer l'archivage des dossiers selon les modalités établies par le Service de la formation continue.

**2. S'OCCUPER DU COMPTE À RECEVOIR DANS CLARA**
- Assister la technicienne en administration et comptabilité dans la planification et le suivi du paiement des frais pour toutes les activités de formation.

**3. APPORTER DU SUPPORT AUX FORMATEURS ET AUX ENSEIGNANTS**
- Assister les professionnels dans l'accueil et le suivi administratif des formateurs et enseignants, au début, en cours et à la fin de leur contrat;
- Répondre aux demandes d'informations générales des étudiants, des formateurs et des enseignants et faire le lien avec les professionnels au besoin;
- Communiquer avec le Service de la reprographie pour les aviser des besoins de crédits des formateurs et des enseignants;
- Communiquer avec le Service informatique pour les crédits d'impressions des enseignants et des formateurs et faire le suivi auprès de ceux-ci.

**4. AUTRES TÂCHES DE BUREAU**
- Prépare