Agent Administratif à La Réception - Montreal-nord, Canada - Residence Angelica

Residence Angelica

Verified Company

Montreal-nord, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**DESCRIPTION SOMMAIRE (responsabilités générales)**

Sous lautorité du chef du service de l'accueil, archives et communication, le titulaire du poste accueille les usagers et les visiteurs et leur donne des renseignements dordre général; il reçoit et transmet les messages et les appels téléphoniques. Il peut exécuter un travail de bureau concernant son occupation. Prendre connaissance et appliquer les politiques et procédures, ainsi que les directives qui lui sont transmises par sa supérieure immédiate.

**FONCTIONS OU RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES**
- Prendre connaissance des courriels.
- Recevoir les appels téléphoniques et les faire les transferts aux personnels concernés tout en respectant la confidentialité.
- Accueillir et orienter les clients et les visiteurs. S'ils doivent attendre, les inviter à s'asseoir à l'entrée principale. Surveiller les entrées et les sorties des visiteurs, si l'un d'eux semble suspect, en informer l'agent de sécurité.
- Inviter les visiteurs à se laver les mains à leur entrée et à leur sortie.
- S'assurer que les visiteurs s'inscrivent à leur entrée et à leur sortie et ce, en tout temps.
- Connaître et appliquer la procédure du plan d'opération relatif au système d'alarme incendie.
- Plastifier et découper les photos d'identification et les noms des résidents au besoin.
- Faire et enregistrer les appels interurbains.
- Plastifier les documents reçus des directions et services de l'établissement et compiler les demandes.
- Timbrer le courrier remis par les directions et services de l'établissement et compiler les demandes.
- Remettre les formules de demande demploi et accuser réception des curriculum vitae à remettre aux ressources humaines.
- Assurer la réception et l'acheminement des lettres et des colis aux différents services et transmettre les accusés de réception aux directions et services concernés.
- Enregistrer les objets trouvés ou perdus sur le formulaire à cet effet et remettre les objets de valeur à sa supérieure immédiate.
- Remplir les formules de réquisition pour toutes les demandes de réparation et dentretien ménager.
- Classer dans l'enveloppe du courrier des résidents les reçus du mois et le courrier quotidien.
- Contacter les familles lorsqu'il y a accumulation de courrier dans les enveloppes selon la répartition prévue, incluant les décès et départs.

â Inscrire dans les cahiers appropriés:

- Les entrées et sorties de plus d'une journée d'absence des locataires.
- Les prêts et retours des clefs.
- Mettre à jour la liste de présence des résidents d'Harmonie Nature de l'enveloppe de courrier de la Ressource Intermédiaire et conserver les 6 dernières listes dans l'enveloppe transparente sur l'enveloppe de courrier.
- Placer les appels de service pour les ascenseurs.
- Appeler un taxi sur demande et appliquer les procédures pré-établies, sil y a lieu.
- S'assurer de l'enregistrement du personnel des agences dans le cahier approprié, vérifier l'identité du personnel de l'agence, carte d'identité et permis de pratique et remettre une carte d'identité selon le titre d'emploi. Attribuer un numéro de vestiaire.
- Insérer les chèques dans les enveloppes et les poster, à la demande du service de la comptabilité.
- Transcrire sur traitement de texte des lettres, des rapports, des tableaux et autres documents.
- Transmettre toutes informations pertinentes au quart de travail suivant.
- Accomplir toute autre fonction connexe à la demande de sa supérieure immédiate.

**Quotidiennement**
- Prendre les copies de sécurité informatique du système informatique de l'établissement selon l'horaire prévu par l'équipe du service informatique.
- Déverrouiller les filières et tiroirs.
- Vérifier la liste de rendez-vous de la journée et préparer les billets de taxi pour l'aller et le retour.
- Prendre la photo de nouvelle admission à l'arrivée de nouveaux résidents.
- Effectuer l'admission sur Sicheld à l'arrivée de nouveaux résidents.
- Préparer le courrier à remettre au facteur.
- S'assurer de l'approvisionnement des fournitures de bureau et du bon fonctionnement des différents appareils utilisés à la réception (photocopieur, timbreuse, plastifieuse, etc.).

**EXIGENCES**
- Formation académique:

- Détenir un diplôme de fin détudes secondaires.
- Habilités personnelles:

- Axée sur le service à la clientèle ;
- Grande facilité à travailler en équipe ;
- Bonnes relations interpersonnelles ;
- Capacité de prioriser son travail ;
- Entregent ;
- Discrétion, courtoisie et respect de la confidentialité ;
- Particulières:

- Connaissance du système téléphonique.
- Connaissance informatique « Word, Excel » de base exigée.

**Horaire et salaire**
- Horaire a temps partiel - 28H par semaine
- Semaine 1 : 6 AM-14h Lundi au Jeudi, Vendredi de congé et Samedi 9h a 13h
- Semaine 2 : Di