Agente ou Agent de Secrétariat - Montréal, Canada - Ministère des Transports et de la Mobilité durable

Ministère des Transports et de la Mobilité durable

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Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Vous aimeriez faire la différence dans une équipe stimulante, opérationnelle et dont les défis sont concrets ?

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Encore une minute de lecture pour savoir si ce poste est fait pour vous

**Agente ou agent de secrétariat**
- **Direction **:Direction générale de la Montérégie
- **Service **:Direction de la coordination et des relations avec le milieu
- **Nombre d'emploi à pourvoir **:1
- **Statut de l'emploi **:Régulier
- **Lieu de travail**: 180, boul. D'Anjou, Châteauguay
- **Télétravail**: La personne titulaire de l'emploi pourra travailler selon un mode hybride (télétravail et présentiel) en fonction de la politique gouvernementale;
- **Horaire de travail** : 35 heures par semaine
- **Date prévue d'entrée en fonction**: Septembre 2023

**Les défis que nous vous proposons**

Sous l'autorité de la coordonnatrice du Module des relations avec le milieu, le titulaire de l'emploi est une partie intégrante du guichet unique en territoire (GUT). À ce titre, il voit à recevoir et à acheminer les appels téléphoniques, à répondre aux demandes des différentes clientèles externes et à recevoir les visiteurs. Il représente le premier contact auprès de la clientèle de la direction générale de la Montérégie (DGM), et ce, en conformité avec la Déclaration de service aux citoyens. Son rôle est primordial puisqu'il assure l'accessibilité des services en étant à l'accueil. Il accueille en tout temps les clients et les visiteurs. Il participe également aux traitements de certaines requêtes citoyennes.
- Accueillir, renseigner et diriger les clients ou les visiteurs qui se présentent au bureau régional;
- Recevoir et transmettre les appels téléphoniques pour l'ensemble des unités administratives du bureau régional, fournir au besoin certains renseignements d'ordre général et s'assurer du suivi auprès de l'employé concerné par la demande;
- Recevoir et distribuer le courrier et les télécopies entrants. Préparer le courrier sortant et les envois par messageries (gestion de la timbreuse et de la balance, préparation des connaissements électroniques, etc.);
- Recevoir et acheminer le courrier et les télécopies aux différents services de la DGM;
- Traiter le courrier interne de la Direction de la coordination et des relations avec le milieu (DCRM), soit numériser et acheminer à la personne concernée;
- Préparer les bordereaux pour la transmission de documents (Purolator, Dicom, etc.);
- Récupérer les enveloppes suite à la réception des avis de livraison (au point de service de Poste Canada);
- Gérer la boîte de courriels de la DGM et en faire le suivi (envoi d'accusé-réception);
- Gérer différentes listes et registres (ex. registre des présences, déclarations préventives, etc.);
- Soutien au secrétariat de la DCRM dans divers mandats administratifs;
- Soutien à la coordonnatrice aux requêtes citoyennes;
- Traiter les requêtes citoyennes ne nécessitant pas d'analyse (requêtes GPL avec réponse type);
- Saisir les requêtes citoyennes reçues autrement que par PES (boîte vocale ou boîte courriels à saisir dans GPL);
- Traiter les réclamations pour dommages ne nécessitant pas d'analyse.

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**Les avantages de travailler au ministère des Transports**
- Régime de retraite à prestations déterminées avantageux ;
- Régime d'assurances collectives ;
- 20 jours de vacances après seulement un an de service et 13 jours fériés ;
- Des congés de maladie ;
- Mesures de conciliation travail et vie personnelle ;
- Horaire variable ;
- Sécurité d'emploi ;
- Programme d'aide aux employés (PAE) ;
- Programme de soutien aux études ;
- Service de formation et de développement au sein de l'organisation ;
- Soutien financier à la pratique d'activités physique.

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**Salaire annuel**:
38 352$ à 49 036$ selon l'expérience*