Coordinateur Du Site - Mont-Tremblant, Canada - Ziptrek

Ziptrek

Verified Company

Mont-Tremblant, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Résumé du rôle**:
Le poste est à temps plein du 1er mai 2023 au 29 octobre 2023 avec des heures occasionnelles pendant le temps hors saison.

**Ce que nous recherchons**:

- 2 ans d' expérience de travail administratif.
- Une connaissance des logiciels Zaui, WhenIWork, BambooHR, et Google Workspace est préférable.
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais.
- Très organisé avec la capacité de prioriser tâches et autres projets.
- Souci du détail, de l'exactitude et de l'exhaustivité.
- Solides compétences analytiques et aptitudes à la prise de décision, y compris l'analyse des tendances.
- S'adapte à l'évolution des environnements de travail, des priorités de travail et des besoins organisationnels.
- Esprit d'équipe flexible avec de solides compétences interpersonnelles.

**Responsabilités clés**:

- Travailler avec le directeur du site et l'équipe administrative pour supporter les besoins organisationnels.
- Apprendre, améliorer et développer les systèmes qui permettent à Ziptrek Tremblant de fonctionner efficacement en optimisant les ressources et procédures en place.
- Capable de remplir le rôle d'un poste de guide senior et/ou un poste superviseur du service à la clientèle.
- Capable de reconnaître les besoins de l'équipe. Capable de fournir de l'aide et du soutien de manière complémentaire en travaillant en étroite collaboration avec les gestionnaires de départements.

**Au quotidien**:
Finance (~4 heures par semaine)
- Obligations bancaires et réconciliation des espèces.
- Réapprovisionnement de la petite caisse au besoin.
- Diverses tâches selon les besoins.
- Réunions avec l'équipe globale de finance au besoin.

Administration générale(~4 heures par semaine)
- Commander des fournitures de bureau.
- Coordination des besoins de messageries, poste et autres courriers.
- Fournir un soutien général aux gestionnaires de départements et autres membres de l'équipe.
- Rédiger et distribuer des courriels, des notes de service, des lettres, des télécopies et des formulaires, etc.
- Aider à la préparation des rapports réguliers selon les besoins départementaux.
- Développer et maintenir des systèmes de classement.
- Mettre à jour et maintenir les politiques et procédures de l'entreprise.
- Diriger la traduction de certains documents.

Ressources humaines (~4 heures par semaine)
- Recrutement hors saison : agir en tant que recruteur principal en collaboration avec le directeur de site, le responsable des ressources humaines et les gestionnaires de départements.
- Examiner et mettre à jour le manuel de l'employé au besoin.
- Recrutement en cours de saison : comprend la création et la publication de descriptions de poste, la coordination des entretiens, la traduction de documents, etc.
- Administrer l'inventaire et la distribution des uniformes.
- Supporter les rapports, et la gestion des réclamations sur la sécurité au travail, assurant une conformité avec la CNESST.
- Administrer l'intégration de nouveaux employés.
- Vérification des cartes de temps.
- Organiser des formations professionnelles contre l'intimidation et le harcèlement.
- Gestion de programmes de promotions locales en collaboration avec le département de ventes et marketing.
- Coordonner les activités et les célébrations de reconnaissance des employés.
- Soutien technique avec les divers logiciels en lien avec les paies et les dossiers des employés.

Operations (~20 heures par semaine)
- Mettre à jour le document des prévisions et de la capacité tout en analysant les invités par visite, la capacité disponible et l'optimisation du personnel.
- Gestion de l'inventaire des activités disponibles 48 heures à l'avance en collaboration avec le superviseur du service à la clientèle et l'assistant gestionnaire de parcours.
- Aider le département des opérations à planifier les formations spécifiques au travail (cours de secourisme, etc.)
- Guider l'équipe de gestion du parcours avec la planification et production des horaires; gestion du "daily planner", production des horaires hebdomadaires dans le système WIW, vérification des cartes de temps, etc.
- Mettre à jour le système téléphonique pour refléter les informations actuelles de l'entreprise (heures d'ouverture, etc.)
- Fournir un soutien continu du système de réservation y compris un soutien aux services à la clientèle au besoin.
- Aider à superviser la logistique d'équipements en respectant les protocoles COVID.
- Planifier et organiser les fournitures COVID utilisées par les opérations et les services à la clientèle.
- Soutenir la gestion de l'équipement, y compris le système de suivi d'inventaire Ziptrek (ZITS), l'inventaire quotidien du matériel pour guides et invités.
- Autres tâches assignées au besoin.

Autres supports nécessaire (8 à 10 heures par semaine)
- Soutenir au mieux de vos habiletés tout département qui en a be