Adjointe Administrative ou Adjoint Administratif - Quebec City, Canada - Ministère de l'Enseignement supérieur

Ministère de l'Enseignement supérieur

Verified Company

Quebec City, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Contribuer au savoir de demain, plus qu'une carrière**

Le **ministère de l'Enseignement supérieur** **a pour mission de soutenir la communauté étudiante et les établissements d'enseignement et promouvoir l'enseignement supérieur afin de contribuer, de façon durable, à l'essor économique, social et culturel du Québec.

Un **emploi régulier **est à pourvoir à la Direction générale de la transformation numérique et des ressources informationnelles au **1035, rue De La Chevrotière, à Québec** ou au **600, rue Fullum, à Montréal**. Il est toutefois possible d'occuper l'emploi depuis une autre région du Québec. Pour connaître les lieux de travail possibles, consulter les coordonnées supplémentaires du ministère de l'Enseignement supérieur. L'entrée en fonction aura lieu dès que possible et sera déterminée au terme du processus de sélection.

La personne retenue pourrait être autorisée à travailler en mode hybride (télétravail/présentiel) en se présentant physiquement, à raison de deux jours par semaine, dans l'un des bureaux gouvernementaux au Québec identifié par l'employeur.

**Attributions**: La personne titulaire de l'emploi peut être appelée à:

- Réaliser diverses activités en soutien à l'avancement des dossiers de la direction générale afin d'assurer la réalisation efficace des opérations, par exemple, en:

- évaluant sommairement le degré de priorité des demandes adressées à la direction générale;
- faisant le suivi des échéances;
- réalisant les opérations nécessaires pour répondre aux besoins des collègues dans le traitement de leurs dossiers;
- agissant comme personne-ressource pour toutes opérations à caractère administratif.
- Assister le directeur général dans l'organisation et dans la planification de son travail, par exemple, en:

- effectuant le suivi de l'agenda du directeur général et en fixant ses rendez-vous;
- planifiant et organisant la logistique des réunions;
- organisant et planifiant les déplacements et les voyages.
- Faire le suivi des ententes, des contrats ainsi que des comptes de dépenses de l'ensemble de la direction générale, par exemple, en:

- effectuant les transactions requises au système pour les engagements et les dépenses;
- faisant le suivi des ententes et contrats de la direction générale, et ce, en validant le respect des normes et règles applicables;
- assurant le cheminement des contrats et ententes selon les procédures ministérielles;
- vérifiant et saisissant les frais de déplacement des employés.
- Soutenir les professionnels de la direction générale dans certains mandats à portée horizontale, par exemple, en:

- aidant à la préparation de fiche de renseignements, de notes et de présentations;
- effectuant le suivi des dossiers dans le système de gestion documentaire et dans Planner;
- créant les demandes et en déposant les documents dans le système de gestion documentaire ainsi qu'en créant ou mettant à jour les tâches dans Planner.

**Échelle de traitement**: De **38 352 $ **à **49 036 $** annuellement, selon les années de scolarité et d'expérience pertinentes et additionnelles.

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor.

Le nombre d'heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de **35 heures par semaine**.

La personne recherchée doit:

- Être autonome dans la planification, l'organisation et l'exécution de ses tâches;
- Faire preuve d'initiative, de souplesse et d'adaptabilité;
- Être habile dans ses communications écrites et orales.

**Exigences de l'emploi**:

- Détenir un diplôme d'études professionnelles avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d'études pertinentes dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par une année de scolarité pertinente de niveau égal ou supérieur à celle exigée.

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l'objet d'une évaluation comparative (attestation d'équivalence) délivrée par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration.

**OU**
- Détenir un certificat d'études secondaires équivalant à une 11e année ou à une 5e année du secondaire reconnue par l'autorité compétente ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente;
Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d'expérience de travail rémunéré ou non, y compris la charge de travail familiale. Le diplôme d'études secondaires peut également être compensé par une attestation de spécialisation professionnelle ou un diplôme d'études professionnelles.

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada