Adjoint(E) de Direction Adb - Quebec City, Canada - EY

Verified Company

Quebec City, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Chez EY, vous aurez l'occasion de bâtir une carrière aussi unique que vous l'êtes. Et grâce au volet mondial, au soutien, à la culture inclusive et à la technologie, vous pourrez devenir la meilleure version de vous-mêmes. Nous comptons sur votre voix et votre point de vue uniques pour aider EY à devenir encore meilleure également. Joignez-vous à nous et créez une expérience exceptionnelle pour vous-mêmes et un monde meilleur pour tous.

**La possibilité**

Nous sommes à la recherche d'une personne dynamique pour se joindre à notre groupe d'adjoint(e)s de direction. Le groupe d'adjoint(e)s de direction regroupe des adjoint(e)s de direction motivés qui soutiennent nos associés et qui forment une partie essentielle de notre équipe de Services de base à l'entreprise. Nous assurons le bon fonctionnement de notre organisation en offrant un service exceptionnel à nos clients internes, en soutenant la croissance et la rentabilité d'EY, conformément à sa vision de bâtir un monde meilleur. À titre d'adjoint de direction principal, vous fournirez un soutien administratif de haut niveau à un associé directeur, en aidant en parallèle d'autres cadres au sein de notre équipe de direction qui vous confieront des tâches.

Nos adjoint(e)s de direction sont des professionnels administratifs déterminés qui aiment travailler en équipe avec leurs collègues et qui cherchent à comprendre et à anticiper les besoins des clients afin de surpasser les attentes. Sur une base quotidienne, vos principales responsabilités peuvent comprendre:
**Soutien à l'entreprise**

**Gestion des mandats **- Soutenir le processus de gestion des mandats clients, y compris le suivi et la production de rapports sur le temps et les dépenses, le cas échéant; produire des rapports; tenir à jour les données sur les clients et les coordonnées; et jouer un rôle clé dans le processus de facturation.

**Gestion de documents **- Suivre les normes en matière de marque de la Société pour créer et formater des lettres, des propositions, des présentations et des rapports à l'aide de différents outils Microsoft.

**Réunions et événements **- Coordonner des réunions et des activités (internes et externes) virtuelles ou en personne; assurer la liaison avec les équipes responsables des activités plus importantes; gérer les déplacements à l'aide des gens attitrés et de notre outil de réservation; et gérer de façon indépendante de multiples calendriers.

**Soutien à la direction** - Coordonner des engagements sociaux et communautaires, et des commandites, aider à faire le suivi des budgets internes, communiquer avec des représentants de salles locales pour coordonner la location de suites/loges au nom d'EY, y compris, sans toutefois s'y limiter, la distribution des billets, le service de traiteur et les ententes annuelles (le cas échéant).

**Travail d'équipe**

Participer activement à des réunions d'équipe et des activités d'apprentissage; participer à des initiatives et des projets d'équipe et offrir du soutien à court terme à vos collègues.

**Compétences et qualités pour réussir**
- Compétences exceptionnelles en gestion de temps et organisation dans un environnement dynamique et exigeant
- Capacité éprouvée à prioriser et à respecter des échéances multiples et/ou inattendues
- Compétences éprouvées en gestion du calendrier
- Compétences en réflexion stratégique combinée à une capacité à résoudre des problèmes et à anticiper les besoins de la haute direction ainsi qu'à une mentalité axée sur les solutions
- Agilité et flexibilité en réponse aux priorités et besoins changeants et suivi proactif
- Engagement à favoriser une culture d'équipe forte afin d'assurer le succès
- Établissement et entretien de relations afin d'exploiter efficacement nos compétences
- Bon jugement en ce qui a trait aux questions confidentielles et délicates
- Capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément et à apprendre rapidement, tout en s'adaptant rapidement au changement
- Être un ambassadeur des nouvelles technologies et des nouveaux processus, et être prêt à suivre un processus d'apprentissage et de perfectionnement continu

**Pour être admissible à ce poste, vous devez avoir**:

- un diplôme d'études postsecondaires ou de l'expérience professionnelle pertinente;
- de l'expérience dans le soutien de membres de la haute direction;
- une excellente connaissance de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) et une capacité démontrée pour l'apprentissage de logiciels et d'outils personnalisés;
- une capacité à offrir un excellent service à la clientèle, des compétences éprouvées en travail d'équipe et de solides habiletés en communication orale.
- Ce rôle comporte des interactions avec des clients à l'échelle nationale et mondiale. Par conséquent, la maîtrise du fran