Préposé-e à L'accueil - Montréal, Canada - Fondation Marie-Vincent

Fondation Marie-Vincent

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Préposé-e à l'accueil**
**Nouveau poste fixe et sur appel / environ 14h semaine**

**Contribuez à bâtir une communauté protégeante, un jour à la fois**

Vous souhaitez faire une réelle différence dans la vie des jeunes victimes de violence sexuelle? **Nous souhaitons vous avoir dans notre équipe**

À Marie-Vincent, chaque membre de l'équipe est une valeur ajoutée, nous permettant d'accomplir notre mission ensemble: celle d'aider un plus grand nombre de jeunes.

Marie-Vincent offre un milieu de vie engagé, dans lequel les professionnel-le-s sont reconnu-e-s pour leurs compétences et leur expertise au sein d'une équipe multidisciplinaire où l'autonomie constructive et la considération de l'autre sont valorisées.

Travailler avec la Fondation, c'est contribuer à bâtir une communauté protégeante au quotidien.

**Faites la différence, faites partie de l'équipe Marie-Vincent **

**Sommaire du poste**

Sous la supervision de la direction des finances et de l'administration, la préposée ou le préposé à l'accueil agit comme premier point de contact avec la Fondation Marie-Vincent. Elle ou il accueille et dirige les personnes qui se présentent à l'organisme.

La ou le préposé-e à l'accueil traite les demandes d'information par courriel, répond au téléphone, achemine les appels téléphoniques et prend les messages. Elle ou il assure également la prise en charge de tâches administratives variées. Parallèlement, la ou le préposé- à l'accueil anime des activités auprès des enfants à la réception.

**Cet emploi comporte notamment l'exercice des responsabilités suivantes**:
**Accueil, réception et gestion des appels (environ 50 % du temps)**
- Accueillir, renseigner et diriger les parents, enfants, partenaires et visiteurs vers la personne de référence ou le service approprié ;
- Recevoir et traiter les appels entrants ;
- Gérer la boîte vocale de la réception ;
- Communiquer avec la clientèle pour la confirmation, la modification ou l'annulation de diverses rencontres ;
- Traiter les courriels reçus dans la boîte d'information ;
- Veiller à l'entretien de la zone de réception pendant et après le quart de travail (ex. : désinfecter les jouets, assurer la propreté des lieux, etc.) ;
- Coordonner les examens médicaux (réservation de la plage horaire avec les requérant-e-s [policier-ière-s, Direction de la protection de la jeunesse (DPJ), assurer les diverses communications et effectuer les suivis préalables requis.

**Tâches administratives (environ 30 % du temps)**
- Créer les dossiers vierges pour l'équipe clinique ;
- Coordonner la réservation des différentes salles (conférence, polyvalente, partenaires, traitement, etc.) ;
- Tenir l'inventaire de la papeterie générale et des boissons (café, jus et eau) et procéder aux commandes des produits manquants ;
- Affranchir, poster et trier la correspondance et les colis ;
- Assurer le rangement des salles de traitement et de la salle de photocopie ;
- Procéder à la facturation mensuelle des rendez-vous cliniques à la Direction de l'indemnisation des victimes d'actes criminels (IVAC) ;
- Tenir à jour les statistiques pertinentes (annulation de rencontres, présence des client-e-s et clinicien-ne-s, etc.) ;
- Mise à jour du guide de la réception.

**Animation auprès des jeunes (environ 20 % du temps)**
- Assurer une présence auprès des enfants, notamment par l'animation de jeux variés et adaptés à l'âge des enfants ;
- De façon sporadique, transmettre au personnel clinicien des observations sur le comportement des enfants et des parents lors de leur présence à la réception ;
- Effectuer toute autre tâche liée au poste.

**Le profil recherché doit répondre aux exigences suivantes**:
**Formation/Expérience/Certification**
- Diplôme d'études professionnelles (DEP) ou attestation d'études collégiales (AEC) en administration ou bureautique ;
- Expérience mínimale de deux (2) à trois (3) ans dans un rôle similaire ;
- Expérience de travail requérant une interaction directe avec des enfants (atout important) ;
- Toute combinaison de formation et expérience sera considérée.

**Connaissances**
- Excellente maîtrise de la langue française (oral et écrit) et très bonne connaissance de la langue anglaise (oral) ;
- Très bonne maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;
- Familiarisation avec les principaux enjeux et des répercussions de la violence sexuelle envers les enfants, les adolescents et leur famille (atout).

**Compétences et aptitudes requises**
- Aisance et facilité à entrer en relation avec les autres (tant auprès des enfants que des adultes)
- Sens de l'observation
- Jugement
- Éthique professionnelle
- Contrôle de soi et gestion du stress
- Professionnalisme
- Écoute, diplomatie et empathie
- Communication (orale et écrite)
- Polyvalence
- Sens de l'organisation et g