Adjointe ou Adjoint Aux Services - Montréal, Canada - Concordia University

Concordia University

Verified Company

Montréal, Canada

2 days ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Numéro de poste**:
**Département**:École de cinéma Mel-Hoppenheim
**Niveau**:PE255-6
**Campus**:Sir-George-Williams (centre-ville)

**Salaire**:$27,24 - $32,34 /heure
**Syndicat/Association/Politiques RH**:SESUC

Reconnue comme meilleure université du Canada de moins de 50 ans et l'un des meilleurs employeurs de Montréal, l'Université Concordia est l'endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.

Faites partie d'une communauté qui s'attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d'un monde plus durable.

En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu'à une variété d'opportunités éducatives et culturelles.

**REMARQUE **:_Cette affichage représente un remplacement de congé de maternité effectif jusqu'au 3 juin 2025.**NATURE DU POSTE**
Sous l'autorité de l'administratrice du département, fournir un service à la clientèle et un soutien de première ligne dans le cadre du fonctionnement quotidien de l'École de cinéma; maintenir un environnement accueillant et professionnel dans les locaux des services administratifs de l'école; fournir un soutien administratif général; accueillir les personnes étudiantes actuelles ou potentielles, les membres du corps professoral et du personnel ainsi que les visiteurs, les renseigner et les aider.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**
- Rédiger et préparer la correspondance, les documents, les formulaires et les rapports en utilisant les outils bureautiques appropriés.
- Veiller au tri et à la distribution de l'information concernant les actualités et les activités à l'échelle de l'école; mettre à jour et surveiller la page Web et les médias sociaux de l'école; veiller à ce que les tableaux d'affichage du département soient en bon ordre et à jour.
- Aider les personnes étudiantes au regard de tout problème lié à l'inscription; répondre aux demandes et résoudre les problèmes des personnes étudiantes et du département afin de faciliter l'inscription; à ce titre, consulter les adjointes ou adjoints du département, s'il y a lieu.
- Offrir un soutien administratif à divers comités; organiser les réunions; préparer les ordres du jour et les procès-verbaux; recueillir les signatures nécessaires.
- Assurer la réception et la vérification des documents financiers, comme les rapports de dépenses des non-salariés et les demandes de chèque; faire le suivi nécessaire auprès des demandeurs.
- Gérer les demandes de réservation de salles.
- Participer à la logistique et à l'administration des activités départementales, notamment à la remise annuelle des prix du département.
- Trier et distribuer le courrier; répondre aux besoins du personnel du département en matière d'impression de documents; s'assurer que les imprimantes et les photocopieurs sont fonctionnels; communiquer avec l'équipe du soutien technique, au besoin; commander les fournitures de bureau et en faire le suivi.
- Soutenir l'administratrice ainsi que les adjointes et adjoints du département dans le maintien du système de classement, tant physique que numérique, dans le respect des directives de Concordia en matière de gestion des documents et des archives.
- Assumer le rôle de coordonnatrice ou coordonnateur du protocole de voix sur IP pour l'école de cinéma.
- S'acquitter d'autres tâches administratives, sur demande.

**QUALIFICATIONS**
- Attestation d'études collégiales (AEC) et de deux à quatre ans d'expérience en administration dans un bureau, préférablement dans le milieu de l'enseignement.
- Bonne connaissance (niveau 4) de l'anglais et du français parlés et écrits afin de pouvoir gérer les communications, assister les personnes étudiantes et accueillir les visiteurs.
- Excellent sens du service à la clientèle; capacité à créer un climat de travail professionnel et chaleureux.
- Bonne connaissance des outils technologiques; bonne connaissance (niveau intermédiaire) d'Outlook et de Word; connaissance de base d'Excel, de Teams et de Forms.
- Sens marqué de l'organisation et des relations interpersonnelles; aptitude à traiter les questions délicates et confidentielles avec tact et diplomatie.
- Capacité démontrée à effectuer plusieurs tâches à la fois, avec de fréquentes interruptions, et à établir des priorités dans un milieu de travail dynamique, diversifié et axé sur le service à la clientèle.
- Capacité à tisser des liens avec des intervenants issus de tous les horizons.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Expérience dans