Commis de Bureau à La Réception - Saint-Hubert, Canada - Amélys

Amélys

Verified Company

Saint-Hubert, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Amélys est à la recherche d'un Commis de bureau à la réception temporaire pour une durée minimum de 2 à 3 mois avec possibilité de prolongation.**

**À propos de nous**

Amélys est un organisme à but non lucratif (OBNL) qui a été fondé en 1998. Amélys offre une gamme complète de services tant au niveau de l'assistance à la personne et du répit qu'au niveau de l'entretien ménager et du grand ménage. L'organisme fait également la gestion des services alimentaires en résidences de personnes âgées.

**Sommaire du poste**

Sous la supervision du Directeur des communications, le titulaire du poste est responsable de la gestion des appels téléphoniques, d'accueillir les visiteurs, d'informer la clientèle sur les différents services offerts et d'apporter quotidiennement assistance aux équipes administratives en réalisant diverses tâches administratives et cléricales.

**Tâches et responsabilités**

**Gestion des appels téléphoniques et de la réception**
- Répond, filtre, et achemine tous les appels téléphoniques entrants.
- Gère la boîte vocale de la réception.
- S'occupe du courriel info et redistribue les télécopies et autres demandes.
- Envoie les messages par courriel si les personnes ne sont pas joignables.
- Accueille les employés, les clients et autres visiteurs.
- Fait la réception, le tri et la distribution du courrier, des colis, du matériel des employés, etc.
- Assure la propreté de la réception et supervise les tâches des préposés à l'entretien ménager pour l'entretien du bureau.

**Service à la clientèle**
- Informe la clientèle sur les différents services offerts par l'organisme.
- Avise la clientèle relativement aux politiques, fonctionnements et procédures de l'organisme.
- Gère, en collaboration avec les coordonnateurs, la liste d'attente (CLSC ou privé).
- Prend les informations des clients, rempli les demandes et met les documents dans les dossiers physiques (ou numériques) pour l'étape de l'évaluation de services.
- Répond aux questions des clients et préposés (confirmation d'horaire, de services, changement de préposé, etc.).

**Assistance aux équipes administratives**
- Classe hebdomadairement les dossiers des clients.
- Prépare les pochettes d'évaluation.
- Distribue, timbre et poste le courrier hebdomadairement.
- Commande les fournitures de bureau manquantes mensuellement.
- Identifie les pigeonniers des préposés et fait la distribution de documents, matériel, etc.
- Numérise les documents reçus à la réception et les achemine aux destinataires.
- Répond aux diverses demandes/projets provenant des équipes administratives.

**Qualifications et aptitudes professionnelles requises**
- Diplôme d'études professionnelles en secrétariat (bureautique) ou l'équivalent
- 2 à 3 années d'expérience dans un poste similaire
- 2 à 3 années d'expérience en service à la clientèle
- Très bonne maîtrise de la suite Office (Word, Excel et Outlook)
- Connaissances avancées du français oral et écrit
- Maîtrise de l'anglais à l'oral
- Expérience avec un système téléphonique commercial (atout)
- Excellentes habiletés interpersonnelles
- Capacité à gérer des situations délicates avec diplomatie et discrétion
- Approche axée vers la satisfaction de la clientèle
- Bon sens de l'organisation et des priorités
- Autonomie, débrouillardise, polyvalence et esprit d'équipe

**Conditions d'emploi**
- Entre 28 et 37h30 heures par semaine selon vos disponibilités et horaire flexible
- **Salaire compétitif selon expérience**:

- Habillement décontracté
- Café offert gratuitement au bureau
- Stationnement accessible
- Équipe de travail dynamique, humaine, stimulante et dévouée
- Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d'alléger le texte._

Type d'emploi : Temps plein, Contrat à durée déterminée
La durée du contrat : 3 mois

Salaire : 21,79$ à 24,02$ par heure

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Question(s) de présélection:

- Est-ce que vous travaille actuellement ?
- Avez-vous un minimum de 2 doses de vaccin Covid ?
- Avez-vous de l'expérience en service à la clientèle ?
- Quelles sont vos disponibilités ?

Lieu du poste : Un seul lieu de travail