Commis-secrétaire - Bureau de La Recherche Et - Québec, Canada - École Polytechnique de Montréal

École Polytechnique de Montréal

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Québec, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

-No
-Affichage externe
-du 20 avril 2023 au 11 mai 2023

**Supérieur immédiat**
Directeur adjoint du BRCDT
Ghyslain Boisvert

**Lieu de travail**
Pavillon principal (Montréal, Québec)

**Sommaire de la fonction**
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
À l'aube de son 150 e anniversaire, elle accueille aujourd'hui plus de étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la direction du supérieur immédiat, la personne recherchée assure le soutien et le suivi de processus administratifs en vigueur dans son unité. Accueille et informe la clientèle. Effectue la saisie et la mise en page de documents et de formulaires (papier ou électronique). Traite le courrier. Effectue le classement, la photocopie et l'assemblage de documents.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**:

- Remplit les formulaires (papier ou électronique) utilisés pour la gestion des activités du secteur Effectue la vérification, la saisie et la correction des données des systèmes informatisés de gestion administrative ou financière ainsi que des pages Web de son unité administrative. Exécute et assure le suivi d'opérations administratives bien définies propres à son unité, telles que : tenue d'une petite caisse, demande de remboursement de dépenses, prise d'inventaire (locaux, matériel, téléphonie), retour de marchandise, renouvellement des fournitures de bureau, gestion des clés et des accès;
- Produit des listes et des rapports requis à l'aide des logiciels appropriés. Vérifie l'exactitude des données (comptables, administratives, académiques ou autres) et apporte les corrections qui s'imposent. Applique dans ce domaine des directives établies et signale à qui de droit les problèmes. Prépare et assure le suivi de divers formulaires administratifs tels que réquisitions internes, demandes d'approvisionnement, réquisition de paiement. Peut aider les personnes responsables de la gestion administrative;
- Effectue la saisie et la mise en page de documents (avec ou sans symbole scientifique) tels que lettres, rapports, examens, demande de subvention, tableaux statistiques, formulaires administratifs, listes. Vérifie l'exactitude des données, la qualité du français et l'esthétique de la présentation et s'assurer de faire les corrections nécessaires. Rédige la correspondance d'ordre courant;
- Organise les réunions de l'unité, convoque les personnes participantes, réserve les salles, prépare les documents et le matériel. Assiste aux réunions, prend les notes, rédige le compte-rendu, donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;
- Prend les dispositions relatives à l'agenda de son supérieur. Informe ce dernier des urgences et conflits d'horaires et de l'emploi du temps en fonction de ces changements et des priorités;
- Participe à la préparation et à l'organisation matérielle d'événements spécifiques tels que : colloque, congrès, exposition. Entre autres, cette personne se renseigne sur les prix, contacte la clientèle et distribue la publicité, enregistre les réservations et les rendez-vous, guide et informe les personnes participantes, encaisse les frais;
- Collabore à la bonne marche de son unité en colligeant de l'information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités;
- Assume la responsabilité du système de classement de son secteur et effectue le classement et l'archivage requis, et tient à jour les tableaux d'affichage;
- Effectue des recherches dans la documentation (support papier, électronique ou autre) et communique avec les personnes-ressources afin d'obtenir ou de fournir des renseignements;
- Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques, note et transmet les messages; prend des rendez-vous;
- Accueille la clientèle, do