Préposé(E) à L'accueil Et à La Réception - Quebec City, Canada - Centre multiethnique de Québec

Centre multiethnique de Québec

Verified Company

Quebec City, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

de l'entreprise

Le Centre multiethnique de Québec (CMQ) est un organisme communautaire autonome ayant pour mission d'accueillir les immigrantes et immigrants de toutes catégories afin de faciliter leur établissement, de soutenir leur adaptation et leur intégration à la société québécoise et de favoriser leur accès à de meilleures conditions socio-économiques.

Description du poste

La personne préposée à l'accueil et à la réception s'occupe de l'accueil téléphonique et sur place ainsi que d'assurer un soutien administratif aux équipes du CMQ (location salle et stationnement) et des HCMQ.

La personne relève de la direction adjointe aux opérations et aux interventions

**Accueil et services à la clientèle du CMQ et des HCMQ**:

- Répondre au téléphone et acheminer les appels aux postes concernés.
- Prendre les messages pour le personnel du CMQ et des HCMQ.
- Accueillir, informer, trier et répondre aux demandes des clients selon la procédure établie (déterminer le but de leur visite et les diriger vers le bon organisme et/ou la bonne personne).
- Fournir les formulaires à la demande des clients.
- Réaliser les activités d'arrivée (après-midi) et de départ (matin) des clients en collaboration avec l'équipe des intervenants du CMQ ou d'autres partenaires des HCMQ.
- Renseigner les clients sur l'utilisation des espaces communs.

**Contrôle et vérifications**
- Vérifier sa petite caisse en début et en fin de quart de travail.
- Vérifier l'occupation ou non des salles de réunion de la journée.
- Réaliser le planning hebdomadaire des salles de réunion.
- Valider les divers rapports (départs, arrivées., etc) des chambreurs et des logements de transition.
- Valider le rapport d'entretien avec le personnel de l'entretien ménager.
- Tenir propre la réception et la salle d'attente.
- Superviser et former, s'il y a lieu, d'autres employés, bénévoles ou stagiaires aux procédures d'accueil et d'utilisation du système téléphonique.

**Autres travaux de bureau ou tâches connexes**
- Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique de l'adresse générale et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes pour les deux organismes.
- Assurer l'envoie et la réception de la messagerie.
- Participer à l'organisation des évènements internes.
- Participer aux réunions d'équipe et celles où sa présence est requise.
- Se tenir au courant des projets du CMQ et des HCMQ afin d'axer ses énergies dans l'atteinte des objectifs.
- Se tenir à jour dans les domaines susceptibles d'améliorer l'efficacité et la qualité de son travail.
- Être responsable de l'exécution des mandats spéciaux qui lui sont confiés.
- Assurer en tout temps des communications et relations harmonieuses avec les clientèles desservies, ses collègues de travail et les directions.
- Apporter aux directions toute suggestion pertinente visant l'amélioration de son travail.
- Exécuter toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

**Qualifications**:
**Qualifications mínimales requises**:
DEC en bureautique
Français impeccable
Bilingue un atout
Au moins deux ans d'expérience pertinente

**Compétences additionnelles recherchées**:
Fortes aptitudes aux relations humaines
Aptitude à prendre des décisions rapidement et efficacement
Bonne capacité de concentration et de gestion du temps

**Qualités personnelles reliées au poste**:
L'autonomie, le leadership, la persuasion, la créativité, le sens de l'observation et des responsabilités, l'entregent, la discrétion, la facilité d'adaptation, la patience et l'ouverture d'esprit sont des qualités recherchées.

Informations complémentaires
**Salaires**: À discuter
**Avantages sociaux** : Assurances collectives après 3 mois, REER collectif volontaire dès l'embauche, télémédecine, 8 % de vacances après un an.
**Nombre d'heures** : 35 h / semaine en présentiel au CMQ (200, rue Dorchester, Québec)
**Type d'emploi** : Temps plein, permanent
**Date d'entrée en fonction**: Dès que possible

Le CMQ souscrit au principe d'équité en emploi et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées.