Adjoint Exécutif, Adjointe Exécutive - Blainville, Canada - Openmind Technologies

Openmind Technologies

Verified Company

Blainville, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**La gestion des priorités, c'est ta force ? Lis ce qui suit
**Que dirais-tu si on t'offrait la possibilité...**
- D'évoluer dans une organisation où le talent et la culture sont au cœur des préoccupations.
- De grandir dans une entreprise qui s'investit activement dans ta formation continue et dans ton développement professionnel pour que tu repousses tes propres limites.
- D'obtenir un rôle clé dans le soutien de nos opérations quotidiennes.

**Ça te parle ? Continue
**Ton terrain de jeu**

Tu évolueras dans un environnement professionnel dynamique et exigeant, devenant ainsi le bras droit du président.

**Notre mission**

Forger le futur technologique des entreprises

**Ta mission**

Garantir une efficacité opérationnelle maximale au sein de l'organisation et libérer un maximum de temps pour le président et le directeur général.

**Ton quotidien:
**Responsabilités quotidiennes (20%)**
- Planifier au quotidien, de manière stratégique, les rendez-vous et les engagements du président pour maximiser son temps et son impact dans l'organisation.
- Planifier à l'horaire les sessions d'enregistrement des podcasts internes et externes, en assurant une communication fluide avec les invités.
- Filtrer et répondre aux courriels et messages LinkedIn, identifiant les leads pertinents et gérant les communications prioritaires.
- Assurer la préparation et l'impression de documents nécessaires.
- Gérer les commandes de repas selon les préférences et les besoins du président.
- Effectuer la numérisation, le classement et le traitement de documents et factures.
- Assurer la gestion du groupe de l'AQT : Planifier 4 à 5 rencontres par année.
- Veiller au renouvellement en temps opportun des documents légaux.
- Assurer la liaison et la coordination avec le personnel de ménage au bureau.
- Effectuer des achats de cadeaux pour l'entourage.

**Gestion de projets (25%)**
- Clarifier, planifier et structurer des projets simples à complexes.
- Soutenir les tâches du président pour son engagement envers la fondation de l'hôpital de Saint-Jérôme, entre autres en mettant à jour les fichiers Excel et en assurant le suivi des tâches.

**Tâches volantes (25%)**
- Identifier les tâches pouvant être assumées par l'adjointe pour alléger la charge de Jonathan.
- Apporter un soutien proactif pour optimiser l'efficacité des opérations quotidiennes.
- Assister dans la rédaction de publications et de textes pour les médias sociaux.

**Gestion stratégique du président (5%)**
- Agir en tant que gardienne du calendrier, challenger les rencontres, et garantir le respect des engagements de présence dans les réunions: Veiller à l'organisation de 2 rencontres clients/mois et 2 dîners avec des membres de l'équipe de direction par mois.

**Tâches pour l'entreprise (25%)**
- 15% du temps du joueur sera attitré pour des tâches en support au directeur général.
- Élaborer des présentations PowerPoint pour les réunions d'équipe, assurant une communication visuelle efficace.
- Assurer la mise en place adéquate de la salle pour les réunions d'équipe, favorisant un environnement propice aux discussions productives.
- Contribuer à la planification stratégique des rencontres au sein de l'organisation.
- Préparer les mises à jour hebdomadaires, assurant une communication régulière et transparente au sein de l'entreprise.
- Gérer les aspects légaux de manière proactive, garantissant la conformité et la sécurité juridique.
- Allouer du temps pour des rencontres individuelles et pour gérer les imprévus, assurant ainsi une flexibilité dans les responsabilités quotidiennes.

**Tes super pouvoirs**
- Grande capacité à structurer et prioriser les tâches et projets.
- Aisance à améliorer ses méthodes de travail par la technologie.
- Une capacité exceptionnelle à communiquer en français est essentielle, tant à l'oral qu'à l'écrit. Une telle maîtrise en anglais sera considérée comme un fort atout.
- Maîtrise des fonctions de base d'Excel, avec la capacité de formater des documents et de créer des graphiques pour une présentation visuelle efficace.
- Compétence avancée dans la création de présentations PowerPoint, en mettant l'accent sur la mise en page, l'utilisation de gabarits, la sensibilité visuelle et la gestion fluide des transitions.
- Connaissance de base avec les autres outils de la suite Office 365.

**Prêt pour ton nouveau défi ? EMBARQUE.**

**Un mot du président**

Découvre dans cette courte capsule vidéo ce qui t'attend si tu décides d'embarquer dans l'aventure.

**Mets ton expertise à profit ? Embarque **

**Pas convaincu de cocher toutes les cases ? Rendu ici, qu'est-ce que tu as à perdre ? Ce que tu ne sais pas, on va te l'apprendre. Simple de même