Réceptionniste - Contract Temporaire Du 12 Au 30 - Montréal, Canada - Air Canada Vacations

Air Canada Vacations

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Description d'emploi**:
Chez Vacances Air Canada, nous sommes constamment à la recherche de personnes talentueuses pour se joindre à notre équipe Le réceptionniste soutiendra les opérations en représentant le premier point de contact pour tous les visiteurs au bureau de Montreal.

RESPONSABILITÉS:

- Répondre, filtrer et acheminer les appels téléphoniques entrants;
- Recevoir, trier et distribuer le courrier quotidien et les livraisons par messageries;
- Préparer les feuilles de route pour FedEx, y compris leur emballage et l'envoi par courriel des numéros de suivi aux employés;
- Recevoir les visiteurs à la réception en les accueillant, les dirigeant et les annonçant de façon appropriée;
- Commander les fournitures de bureau et tenir un inventaire des stocks;
- Maintenir la sécurité du bureau en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant l'accès par le biais de la réception (surveiller le journal de bord, distribuer les badges de visiteur si nécessaire);
- Entretenir les imprimantes/machines, et communiquer les problèmes au personnel de service au besoin;
- Gérer et mener tous les événements sociaux tels que : Lancements de brochures, la fête des Mères, la célébration des Fêtes, etc.;
- Superviser le processus de création des cartes d'identité des employés;
- S'assurer que les lettres d'anniversaire de service et les cadeaux sont préparés et distribués; Soutenir le recrutement pour les activités de recrutement;
- Participer et appuyer le Comité de santé et de sécurité;
- Réserver les salles de conférence pour les visites des employés et des clients;
- Offrir des boissons aux clients;
- S'assurer que l'aire de réception est propre et présentable, avec toute la papeterie et le matériel nécessaires (p. ex. les stylos, le papier d'imprimante, les brochures, etc.);
- S'assurer que les salles de conférence sont organisées et entretenues tout au long de la journée, avant les réunions et à la fin de la journée;
- Commander les dîners pour les réunions, tel que requis;
- Distribuer les brochures de produits;
- S'assurer que tous les problèmes d'entretien du bureau sont réglés (p. ex. l'extinction des lumières, les ajustements de la température, les fuites) et appeler les ressources appropriées pour les résoudre.

COMPÉTENCES:

- Expérience à titre de réceptionniste, dans l'administration de bureau ou dans un rôle similaire;
- Disponible de 8 h 30 à 17 h;
- Maîtrise de Microsoft Office, Word, Excel et PowerPoint;
- Expérience dans la gestion d'événements sociaux;
- Expérience pratique avec l'équipement de bureau (télécopieurs, imprimantes, etc.);
- Attitude et apparence professionnelles;
- Solides compétences en communication écrite et verbale;
- Capacité à être débrouillard et proactif lorsque des problèmes surviennent;
- Excellent sens de l'organisation;
- Capacité à gérer plusieurs tâches en même temps, et à prioriser les tâches;
- Excellente attitude à l'égard du service à la clientèle.