Agent(E) Administratif(Ve), Classe 1 - Montréal, Canada - CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal

CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal
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Montréal, Canada

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Sophia Lee

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Sophia Lee

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Description
du poste:
- Sous l'autorité hiérarchique du coordonnateur, la personne titulaire du poste a le mandat principal d'assister son supérieur dans toutes les tâches qui lui sont confiées. Elle assure également le soutien des chefs de service qui font partie de la coordination, selon les indications fournies à cet effet et les besoins spécifiques des services. Elle assure la coordination du soutien relié à la réception, la gestion des appels, la gestion de l'agenda, la correspondance et la gestion de la documentation. Elle effectue la liaison entre son supérieur et tous les membres du secteur. Elle soutient les agentes administratives de l'équipe ainsi qu'au besoin des membres des équipes.
- PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- VOLET A. SOUTIEN AU COORDONATEUR- Assure un soutien au coordonnateur du secteur en effectuant les tâches cléricales ou administratives requises dans l'exercice des fonctions de gestionnaire
- Effectue les tâches en lien avec la tenue de l'agenda ainsi que la tenue des rencontres de secteur et du comité de coordination (convocation, réservation de salles, prise

de notes, compte-rendu);- De manière quotidienne, effectue le suivi et la gestion de l'agenda en fonction des demandes et des disponibilités et selon le niveau de priorité associé aux différentes

demandes;- Contribue à la révision et rédaction de certains documents liés aux procédures internes (ex : accueil, commandes, etc.)
- Assure l'impression et reproduction des documents dans les délais requis;
- Reçoit, dépouille et distribue le courrier (postal) quotidiennement;
- Rédige la correspondance selon les balises du programme d'identité visuelle de l'organisation;
- Effectue les convocations aux réunions, collabore à leur organisation matérielle et peut y assister pour noter le compte rendu si besoin;
- Planifie les rencontres du comité de coordination, les rencontres de la coordination et les statutaires ce qui requiert les entrées d'agenda, les réservations de salle, envoi de courriels si besoin et contribution pour préparer les ordres du jour;
- Réserve les salles de réunion selon la pratique établie;
- S'assure d'avoir les fournitures et voit aux commandes du matériel pour la coordination, tout en veillant à une utilisation judicieuse des ressources et signale toute

particularité à cet égard;- Vérifie et enregistre les factures en vue de leur paiement et assure l'envoi aux comptes à payer selon la procédure en vigueur;
- Valide que les relevés de présence sont complétés et effectue les rappels au personnel de manière préalable à l'autorisation du gestionnaire;
- Assure le suivi des appels téléphoniques reçus par le coordonnateur et pour la coordination;
- Classe les documents et les dossiers selon la procédure établie et l'arborescence convenue;
- Tiens à jour les listes de distribution, de téléphone et documents utiles au fonctionnement;
- Planifie la production des travaux de secrétariat selon les priorités et les délais établis;
VOLET B.SOUTIEN AUX AGENTES ADMNISTRATIVES ET AUX MEMBRES DES SERVICES- Coordonne et assure la diffusion de l'information nécessaire au bon fonctionnement du secteur, rédige à cet effet des propositions de notes de service à l'intention du personnel du secteur; Page 3 sur 5
- Reçoit et donne suite aux demandes provenant de l'extérieur, notamment en les acheminant aux professionnels concernés et en maintenant à jour les dossiers pertinents;
- Accueille le nouveau personnel, voit à l'installation, répond à leurs questions et les dirige vers les bonnes ressources;
- Remplace les agentes administratives pour des besoins spécifiques;
- Soutien les membres en lien avec des besoins administratifs;
- Assure la révision linguistique des textes élaborés par le coordonnateur ou au besoin les professionnels de l'équipe : lettres, tableaux, rapports, présentations, invitations, conférences, plans d'action, protocoles, comptes rendus, articles, affiches, etc.;
- Effectue la mise en page des documents en respectant les normes graphiques des communications de l'organisation;
- Complète les requêtes matérielles ou informatiques et en assure le suivi;
- Offre un soutien logistique pour l'organisation des activités de formation et de transfert des connaissances (préparation des locaux et du matériel);
- Offre un soutien logistique ou informatique à d'autres membres de l'équipe (Office, Lotus Notes et autres logiciels);
- Au besoin, gère l'inventaire du matériel et assure la gestion des commandes, le montage et l'expédition du matériel aux intervenants du réseau de la santé et des services sociaux (cartables, pochettes, présentations, etc.);
- Fournit aux agentes administratives et aux professionnels de l'équipe une expertise-conseil sur les fonctionnalités de la suite Office et de Outlook;
- Effectue la saisie de données dans différents registres
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