Document Controller/archivist ContrÔleur de - Laval, Canada - Novasyte

Novasyte

Verified Company

Laval, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

SUMMARY

The Document Controller / Archivist supports document and record management activities. The DC Controller/Archivist will work directly under the supervision of the Manager.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

The Document Controller/Archivist will:

- Act as administrator and manage user access within the electronic document/quality management system.
- Track and maintain controlled documents throughout their life cycle in the electronic document/quality system per procedural requirements.
- Route controlled documents for review and approval.
- Routinely route documents due for periodic review.
- Publish documents once effective.
- Act as a back up document controller for other sites as needed.
- Support training activities on the electronic document /quality management.
- Manually track and manage documents maintained outside of electronic document control system according to internal procedures.
- Periodically generate metrics requested by management (e.g. document status, etc.).
- Prepare and track documents for external distribution according to internal procedures.
- Support integration or implementation activities as they relate to document/record management.
- Archive data / records (paper and electronic) according to internal procedures and regulatory requirements.
- Track all archived documents/records and ensure inventory is maintained up to date.
- Ensure archive room is adequately maintained and access is controlled.
- Provide archived documents/records for consultation upon request.
- Manage any off-site archive locations.
- Periodically review documents which will / have reached the end of their retention period and initiate appraisal process as per internal procedures.
- Prepare any archived records for transfer upon sponsor request.
- Escalate any potential issues/risks to Management.

QUALIFICATIONS
- Diploma of College Studies with minimum of two (2) years of experience in document/record management or equivalent in a regulated environment, preferably in a pharmaceutical/CRO setting.
- Fluently bilingual in English and French (both oral and written).
- Good verbal and written communication and interpersonal skills.
- Autonomous, detail oriented and strong organizational skills.
- Ability to complete tasks in a timely manner according to priorities.
- Excellent multi-tasking skills and ability to effectively manage changes in priorities in a fast paced and dynamic environment.
- A strong sense of integrity and ethics.
- Ability to lift boxes (~ 40lbs) and comfortable using ladder in archive room.
- Proficient in the Microsoft Office Suite.

RESUMÉ

Le contrôleur de documents/archiviste prend en charge les activités de gestion des documents et des archives. Le contrôleur de documents/archiviste travaillera directement sous la supervision du gestionnaire.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Le contrôleur de documents/archiviste devra:

- Agir en tant qu'administrateur et gérer l'accès des utilisateurs au système de gestion électronique des documents/de la qualité.
- Suivre et maintenir les documents contrôlés tout au long de leur cycle de vie dans le système électronique de gestion des documents/de la qualité, conformément aux exigences procédurales.
- Acheminer les documents contrôlés pour révision et approbation.
- Acheminer régulièrement les documents devant faire l'objet d'une révision périodique.
- Publier les documents une fois qu'ils sont effectifs.
- Jouer le rôle de contrôleur de documents de secours pour d'autres sites, le cas échéant.
- Soutenir les activités de formation sur la gestion électronique des documents et de la qualité.
- Suivre et gérer manuellement les documents conservés en dehors du système de contrôle des documents électroniques conformément aux procédures internes.
- Produire périodiquement les indicateurs demandés par la direction (par exemple, le statut des documents, etc.).
- Préparer et suivre les documents destinés à être distribués à l'extérieur conformément aux procédures internes.
- Soutenir les activités d'intégration ou de mise en œuvre en ce qui concerne la gestion des documents/enregistrements.
- Archiver les données/enregistrements (papier et électroniques) conformément aux procédures internes et aux exigences réglementaires.
- Assurer le suivi de tous les documents/enregistrements archivés et veiller à ce que l'inventaire soit tenu à jour.
- S'assurer que la salle d'archives est correctement entretenue et que l'accès est contrôlé.
- Fournir les documents/records archivés pour consultation sur demande.

QUALIFICATIONS
- Diplôme d'études collégiales avec un minimum de deux (2) ans d'expérience en gestion de documents/enregistrements ou l'équivalent dans un environnement réglementé, de préférence dans un environnement pharmaceutique/CRO.
- Parfaitement bilingue en anglais et en français (à l'oral et à l'écrit).
- Bonne communication orale et écrite et bonnes aptitudes interpersonn