Adjointe Administrative Production - Montréal, Canada - Pharmascience Inc.

Pharmascience Inc.

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Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Sous la direction du Chef, Fabrication, l'adjointe administrative agit à titre de personne ressource et de soutien administratif pour l'équipe des Opérations Manufacturières du site Royalmount, incluant les superviseurs et le groupe support production, ainsi que pour l'ensemble des opérations globales au besoin. Responsable de la compilation et de l'analyse des données afin d'établir les résultats des différents indicateurs de performance liés aux valeurs d'Excellence Organisationnelle. Prépare les différents rapports de performance et présentation requises pour le Chef Fabrication et le Directeur des Opérations Manufacturières. Responsable de développer, d'implanter et de supporter les outils administratifs/informatiques (MS Office) pour faciliter la prise de données, l'analyse et la communication. Participe à divers suivis et processus relatifs à la main d'œuvre pour les employés horaires. Prépare et soumet les demandes aux services informatiques (IT, MY APPS, Instrumentalistes) pour l'accès aux différentes plateformes de l'entreprise, ou tout changement avec les ordinateurs/téléphones. Est en mesure d'identifier les opportunités d'amélioration continue dans les processus administratifs, de développer et de présenter des solutions efficaces à valeur ajoutée. Supporte les activités ou projets corporatifs et Ressources humaines. Personne-ressource pour les employés horaires pour diverses informations.

**_ _**_RESPONSABILITÉS & TÂCHES _**
- Responsable de préparer divers rapports sur les mesures de performance liées aux valeurs Excellence Organisationnelle et ce dans les délais définis pour l'usine Royalmount, notamment les Volumes complétés, Bon du Premier Coup, OEE, SSE, etc.
- Maintien un fichier de suivi pour tous les employés horaires avec les mouvements de poste et changement de statut. Fait également le lien pour les uniformes et les casiers.
- Participe à la vérification et à l'exactitude des divers fichiers reliés au personnel « Headcounts » requis pour des raisons budgétaires du groupe opérations manufacturières.
- Prépare et coordonne les requêtes auprès de l'équipe SI (IT) pour l'achat, l'installation de matériel informatique, ainsi que les demandes d'accès aux divers systèmes (SAP, DMS, LSM, Concur, Équipements de production, etc).
- Supporte les activités d'embauche et de mouvement de personnel en préparant les documents administratifs.
- Vérifier les factures des uniformes de travail. S'assure que les changements soient effectués (arrivés/départs).
- Responsable des achats (SAP) et de l'inventaire pour le secteur du Fabrication.
- Mène des initiatives de réduction de coûts au niveau des consommables. Organise un système Kanban pour les articles commandés fréquemment et applique un processus pour réduire l'inventaire et sa gestion.
- Maintien des Intervalles de capacité dans SAP selon les directives du Chez, Fabrication

Soutien administratif
- Assure le suivi des absences/vacances pour le groupe de salariés et Superviseurs
- Coordonne et organise les rencontres mensuelles avec employés et rencontre des superviseurs.
- Coordonne les réservations de salles, les commandes repas ainsi que les invitations sur demande par les gestionnaires.
- Place des commandes de fournitures de bureau au besoin (Hamster).
- Approbation des factures (Readsoft): Souliers et lunettes de sécurité, Uniformes, frais liés au recrutement et agences, etc.
- Support aux processus Kronos.
- Prépare et diffuse les communications internes.
- Disponibilité pour répondre aux questions des employés horaires sur divers sujets (sur les 3 quarts de travail).
- Valider les données/statistiques reliés aux mesures de performance
- Suggérer et implanter de nouvelles méthodes et outils de travail améliorés
- Recommander des outils de communication qui améliorent la qualité de l'information

**_HABILETÉS, CONNAISSANCES & APTITUDES_**
- Habileté d'analyse et de résolution de problèmes en amélioration continue dans un environnement administratif
- Professionnalisme et excellentes aptitudes interpersonnelles, entregent
- Gestion des priorités et capacité à travailler sous pression
- Autonomie et sens de l'organisation
- Capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps
- Expertise MS Office (Excel, Power Point, Word) et facilité d'apprentissage avec différentes plateformes informatiques (DMS, LMS, Concur, Kronos, etc.)
- Maîtrise de l'analyse de données, tableaux croisés dynamiques, graphiques et fonctions
- Leadership
- Connaissance/expérience avec SAP (atout)
- Maîtrise des deux langues officielles et traduction dans les deux langues

**Experience**: Required
- 5 year(s): d'expérience dans un poste similaire Connaissance de l'industrie pharmaceutique et d'un service de production seront des atouts

**Education**: Preferred
- Diplôme d'études collégiales - Techniqu