Welcome Coordinator - Montréal, Canada - Cinesite

Cinesite

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

An English message will followLe/le Coordinateur/Coordinatrice de l'Accueil assiste l'équipe Opérations dans les tâches administratives quotidiennes et s'assure du bon fonctionnement des opérations au bureau. Sous la direction de la gestionnaire d'Opérations, il/elle est responsable de l'aire de réception incluant l'accueil de clients et de visiteurs. Il/Elle aide également à coordonner et à mettre en place des procédures liées au processus d'intégration et d'accueil des nouveaux employés et participe activement a l'organisation et la communication des évènements et activités de la vie du studio.

Poste qui nécessite d'être en présentiel.

**Le rôle:
- **S'assurer de respecter les mesures de santé et sécurité **de Cinesite selon les protocoles établis**: accueil et enregistrements des visiteurs à la réception, signatures des accords de non-divulgation, gestion efficace des visiteurs inattendus, accueil des clients, **manipulation du logiciel, des caméras et des accès, portes sécurisées, **questionnaire santé (si applicable), etc **.**
- **Agir en tant que personne-ressource du studio en accueillant les visiteurs et les nouveaux employés et en coordonnant l'arrivée d'employés en les guidant (espace de travail, visite des locaux, etc ) selon la procédure de l'entreprise**
- **Organiser des visites de studios pour les nouveaux employés et les visiteurs.**
- **S'occuper des demandes de livraisons (FedEX, courriers) et les expéditions postales conformément à la procédure de l'entreprise.**
- **Suivre toutes les absences des employés reçues par courriel et envoyer des mises à jour quotidiennes.**
- **Faire l'inventaire des cartes d'accès et informer les opérations pour placer la commande et s'assurer que toutes les cartes d'accès temporaires des visiteurs sont comptabilisées quotidiennement.**
- **Effectuer des demandes pour des achats administratifs et les commandes hebdomadaires pour le personnel du studio.**
- **Évaluer et adresser les demandes des employés relatives au bureau.**
- **Création des communications bilingues liés aux événements et a la vie du studio**
- **Participation au comité social de l'entreprise et à l'organisation des activités sociales **ou ad hoc (ex. séances de massage, évènements au bureau) pour les employés de Cinesite.
- **Maintenir l'intégrité et la confidentialité des informations du studio.**
- Soutenir l'équipe des opérations et participer à divers projets selon les besoins. Offrir du support à d'autres postes administratifs au besoin (ex. pour organiser des voyages d'affaires ou des relocalisations d'employés).
-

**Profil recherché:
- Bonnes connaissances de Word, Excel, la suite Google.
- Excellentes compétences en communication.
- Maîtrise du français et de l'anglais tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Démontre des compétences organisationnelles et la capacité à gérer plusieurs priorités à la fois.
- Sens du service et aptitudes en service à la clientèle
- Digne de confiance, fiable et ponctuel.
- Multitâches et habileté à travailler dans un environnement au rythme soutenu Créativité et capacités à prendre des initiatives et être proactif

**À propos de Cinesite
Cinesite offre un environnement positif, inclusif, diversifié et créatif où les meilleurs artistes d'animation et d'effets spéciaux du monde sont encouragés et soutenus pour développer et produire des œuvres stimulantes, avant-gardistes et primées.

Nous travaillons en tant que collectif où l'excellence, l'expertise et l'expression sont valorisées par tous ; où nous collaborons avec certains des plus grands penseurs créatifs du monde et produisons un travail auquel nous sommes fiers de mettre notre nom.The Welcome Coordinator assists the Operations team in daily administrative tasks and ensures the smooth running of office operations. Under the direction of the Operations Manager, he/she is responsible for the reception area, including greeting clients and visitors. He/she also helps coordinate and implement procedures related to the onboarding process of new employees and actively participates in the organization and communication of studio events and activities.

This positions requires to be on site.

**Responsabilities:
- **Ensure compliance with office security measures according to established protocols: greeting and registering visitors at reception, signing non-disclosure agreements, effective management of unexpected visitors, greeting customers, handling camera software and security door access, health questionnaire (if applicable) etc.**
- **Act as studio resource person by welcoming visitors and new employees and coordinating the arrival of employees by guiding them (workspace, tour of premises etc...) according to company procedure.**
- **Coordinate the arrival of employees switching from fully remote working to office working, and act as their point person i