Coordonnateur(Trice) Des Affaires étudiantes - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

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Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

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Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Faculté/Unité:
École d'éducation permanente

Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, assurer un soutien administratif au service des affaires étudiantes. Fournir des renseignements détaillés sur les politiques et le règlement de l'Université. Vérifier, traiter et approuver les documents ayant trait aux admissions, aux inscriptions, à la remise des diplômes et à la présentation des notes. Coordonner les activités relatives aux admissions, aux examens, aux inscriptions et à la remise des diplômes. Fournir des rensignements et résoudre des problèmes relatifs à leur dossier. Produire des documents et coordonner leur distribution.

Responsabilités principales:
- Obtenir des renseignements et les transmettre aux étudiants en guise d'explication. Contribuer à l'organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d'admission et d'inscription aux sessions. Assurer le suivi. Remplir et approuver des formulaires relatifs aux changements apportés aux cours ou aux programmes, aux inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires et aux programmes de résidence et de stages.- Aider les conseillers pédagogiques concernant des questions comme les équivalences, la reconnaissance des cours des autres établissements, le transfert des crédits et la situation probatoire. Établir et vérifier des dossiers. Coordonner les entrevues des étudiants et en établir le calendrier.- Informer les étudiants au sujet de leur dossier. Résoudre des problèmes. Veiller au respect des règlements de l'Université et des échéances. Selon les besoins de l'unité, déterminer la rotation des résidences et les autres calendriers des activités étudiantes en contactant les responsables afin de coordonner et de vérifier les placements.- Coordonner le processus de demande de récompenses et de bourses d'études et de recherche. Distribuer les formulaires de demande et fournir des renseignements sur les marches à suivre et les échéances. Vérifier si les dossiers des étudiants sont complets et, au besoin, assurer la liaison avec le processus des admissions.- Assurer la liaison avec les étudiants, le personnel enseignant, les départements, les facultés, les services, les écoles secondaires, les cégeps, les centres de formation et les dirigeants de l'Université et des gouvernements. Fournir des explications relatives au règlement universitaire, aux dossiers des étudiants, aux programmes et aux calendriers.- Contrôler les inscriptions aux cours. Compiler les renseignements et vérifier et mettre à jour les inscriptions dans les horaires et les calendriers. Coordonner les soumissions au système d'ordonnancement central et agir comme personne-ressource pour l'unité. Maintenir un dossier à jour des cours, des calendriers, des programmes, des étudiants et des diplômés. Coordonner les processus administratifs entourant la soutenance détaillée et à l'oral des thèses et la présentation des thèses et des mémoires.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Autres compétences et/ou aptitudes:
Orientation client et service, et capacité manifeste d'interagir avec des personnes à tous les niveaux et de saisir l'information, de bien la comprendre et de la transmettre clairement. Aptitude à écouter les clients, les étudiants et le personnel et à les aider à résoudre leurs problèmes et à répondre à leurs demandes. Expérience du travail dans un environnement d'ordinateurs personnels en se servant de logiciels de traitement de texte et connaissance approfondie du tableur Excel, des bases de données, du courrier électronique, ainsi que d'Internet. Connaissance de Banner (SIS) et de Minerva. Excellent sens de l'organisation et aptitude à mener plusieurs tâches de front. Habileté certaine à fixer les priorités et à respecter les échéances hebdomadaires et mensuelles, ainsi qu'à résoudre des problèmes dans un milieu complexe axé sur le travail d'équipe. Aptitude éprouvée à travailler seul et de manière proactive au sein d'une équipe interfonctionnelle. Capacité évidente de faire preuve d'esprit d'initiative et de résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Aptitude éprouvée à agir avec discrétion dans le traitement des renseignements confi