Partenaire Administratif, Pco - Dorval, Canada - Aéroports de Montréal

Aéroports de Montréal

Verified Company

Dorval, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

JOB OFFER

**Reference no**: 10384

**Title**: Partenaire administratif, PCO (remplacement congé de maternité)

**Superior**: Directrice, PCO

**Place of work**: DORVAL - Société ADM

**Status**: Determinate, full-time

**Employee group**: Not under a collective agreement

**Salary scale**: Classe B

Posting date from May 10, 2023

**Reason for posting**: Staff replacement

SUMMARY
ROLES AND RESPONSIBILITIES

Administration
- Gérer l'agenda des diverses rencontres / statutaires PCO dans le respect des échéanciers établis.
- Avec les PCO/Chargés de projet, coordonner la préparation des présentations en lien avec les revues de projet et CRP
- Gérer le calendrier des remises;
- Déterminer les dates de livrables mensuelles et assurer le respect des dates;
- Assister les différents contributeurs dans la rédaction des rapports de projet et dossiers d'affaires;
- Effectuer la collecte des données en lien avec l'échéancier et les coûts pour les présentations;
- Assurer que tous les documents respectent le standard de qualité documentaire mis en place.
- Maintenir le fichier des coûts Opex de la direction PCO en gérant la collecte des données, leur capture dans SAP et leur suivi auprès de Finances (mensuel).
- Contribuer à la rédaction et/ mise à jour des Plans de gestion de projet.
- Développer et maintenir les différents logigrammes et RACI en lien avec les processus de gestion.
- Développer et maintenir la boite à outils PCO (répertoire des fichiers-gabarits).
- Collaborer avec les PCO et commis de gestion, pour le classement et la recherche de documents (Sharepoint, Esker, SAP)
- Participe à la rédaction des AO.
- Peut assister la directrice dans certain dossier de nature confidentielle.

Contrôle documentaire
- Être la personne ressource en matière de gestion documentaire dans Sharepoint pour les projets:

- Répertorier les méta-données définies;
- Assurer la classification des documents projets selon la structure établie;
- Communiquer les mises à jour en lien avec la structure d'archivage;
- Effectuer des recherches et du repérage afin de répondre aux demandes qui lui sont adressées.
- Collaborer avec les gestionnaires du projets, et interfacer si requis avec les autres programme d'Infra pour l'alignement des pratiques en gestion documentaire;
- Créer/maintenir les sites SharePoint des projets.
- Encadrer la préparation des pièces justificatives de fin de projet;
- Assister le Responsable Qualité documentaire, dans la mise a jour du guide des instructions de gestion documentaire des projets.
- Performer des audits périodiques pour assurer le respect des pratiques ou pour porter les mesures correctives au besoin selon les normes établies.
- Participer aux ateliers d'évaluation des outils pour le choix d'une plateforme QMS pour la gestion documentaire.
- Toutes autres tâches de nature administrative en lien avec la mise en place des meilleures pratiques établies en matière de qualité documentaire (atelier, formation, élaboration de documents de référence).

**REQUIREMENTS**:

- 5 à 9 ans dans un poste de support adminitratif ou controle documentaire pour la gestion de projet.
- Diplôme en administration, gestion documentaire (DEC) ou autre formation pertinente.
- Maîtrise des outils Microsoft, avec connaissance avancée en Word, PPT, Visio, Excel.
- Posséder une connaissance approfondie des produits de la suite Office, plus particulièrement SharePoint et Teams (télétravail).
- Souci du détail, de la rigueur, de la constance et une approche méthodique;
- Posséder de l'entregent et un bon esprit d'équipe.
- Avoir un sens aigu du service à la clientèle.
- Avoir une facilité de communication tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Capacité de priorisation des dossiers et travailler sous pression.
- La connaissance de l'outils SAP, et des plateformes Aconex et BIM360 constitue un atout.

We appreciate all applicants for considering ADM as a potential employer. Only those considered for interview will be contacted.