Adjoint Administratif ou Adjointe Administrative - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

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Résumé du poste

L'adjoint administratif ou l'adjointe administrative assurera la liaison avec de nombreux bureaux à la Faculté de gestion Desautels, à l'Université McGill et à l'externe. Plus précisément, la personne sélectionnée travaillera en étroite collaboration et interagira avec des cadres supérieurs et des membres du corps professoral à la Faculté et à l'Université. Elle sera responsable d'offrir un soutien organisationnel et administratif à la vice-doyenne, Programmes, et au directeur de l'administration. Le ou la titulaire du poste devra faire preuve d'une minutie, d'un jugement, d'une efficacité et d'un sens du tact exceptionnels et devra travailler de manière autonome sous un minimum de supervision.

Il ou elle assumera diverses tâches administratives de haut niveau et tentera de prévoir les besoins de la vice-doyenne, Programmes, et du directeur de l'administration en plus de leur offrir un soutien (horaire, communications, logistique et déplacements) pour accroître leur efficacité et maximiser leur potentiel afin de faire avancer la Faculté de gestion Desautels et l'Université McGill.

Principales responsabilités
- Gérer les calendriers et les réunions de la vice-doyenne, Programmes, et du directeur de l'administration. Appuyer la planification de l'horaire en établissant l'ordre de priorité des événements et réunions. Faire preuve de jugement dans la gestion et le report des réunions lorsque des enjeux urgents surviennent. Transmettre les demandes et les questions à d'autres bureaux afin qu'elles soient traitées rapidement.
- Prévoir les besoins et chercher l'information de manière proactive pour assurer la préparation des breffages avant la prise d'engagements. Obtenir tous les renseignements et les documents requis pour mener les activités efficacement.
- Offrir un soutien relatif aux communications externes en rédigeant les réponses à la correspondance au nom de la vice-doyenne, Programmes, et du directeur de l'administration, au besoin.
- Compiler des statistiques et des données sur les activités afin de produire des rapports sur l'enseignement, la recherche, les finances et la planification.
- Participer à la rédaction et à la production de rapports pour les présentations.
- Filtrer les demandes de renseignements généraux et y répondre, ou les transmettre aux parties concernées à la Faculté ou à l'Université, au besoin.
- Agir comme personne-ressource pour les dossiers de la vice-doyenne, Programmes, et du directeur de l'administration. Pour ce faire, il faut bien connaître les détails des programmes de maîtrise offerts ainsi que les activités administratives de la Faculté.
- Assurer la liaison avec les comités internes et externes au nom de la vice-doyenne, Programmes, et du directeur de l'administration. Préparer et fournir des documents justificatifs pour toute question inscrite à l'ordre du jour des réunions des comités ou soulevée lors des discussions de ces comités.
- Aider à la planification et à l'organisation d'événements spéciaux en fournissant un soutien pour la logistique et en contribuant à préparer le contenu, au besoin.
- Préparer les transactions financières relatives aux avances, aux demandes, aux comptes de frais, aux factures de fournisseurs, etc.
- Organiser tous les déplacements de la vice-doyenne, Programmes.
- Au besoin, assister aux réunions pour en rédiger le procès-verbal. Assurer le suivi des mesures à prendre liées aux événements et aux réunions. Veiller à préparer les documents et la correspondance dans les délais prescrits.
- Offrir un soutien pour les projets spéciaux et accomplir toute autre tâche connexe.

Autres compétences recherchées

Un minimum de trois à cinq ans d'expérience dans un environnement de bureau exigeant de premier plan. Capacité d'interagir de manière professionnelle et efficace avec des cadres supérieurs, diverses parties prenantes de l'Université ainsi que des groupes externes. Capacité de résoudre des problèmes et de prendre des décisions de manière autonome. Excellentes aptitudes en communication, à l'oral et à l'écrit, et capacité de faire preuve de tact et de jugement dans de nombreuses situations difficiles et controversées. Flexibilité et capacité d'adaptation en raison de journées de travail souvent prolongées. Sens de l'organisation exceptionnel. Capacité d'établir l'ordre de priorité des tâches et de gérer son stress dans un bureau