Adjoint ou Adjointe Du Doyen Associe - Montréal, Canada - Concordia University

Concordia University

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Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Numéro de poste**: / P2681A
**Département**:Installations académiques
**Niveau**:GR10
**Campus**:Loyola (NDG)

**Salaire**:$33,61 - $40,47 /heure
**Syndicat/Association/Politiques RH**:SESUC

Reconnue comme meilleure université du Canada de moins de 50 ans et l'un des meilleurs employeurs de Montréal, l'Université Concordia est l'endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.

Faites partie d'une communauté qui s'attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d'un monde plus durable.

En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu'à une variété d'opportunités éducatives et culturelles.

**REMARQUE **:_Poste de remplacement temporaire jusqu'au 31 août 2025.**NATURE DU POSTE**
Sous l'autorité de la chef du Service de la planification et des installations d'enseignement et de recherche, veiller au bon fonctionnement de l'unité; coordonner les activités du doyen associé responsable du secteur; et assurer la liaison avec le décanat ainsi que les bureaux administratifs du Service de gestion immobilière, des Services financiers, du Service des achats, du Service Environnement, santé et sécurité, du Service de la recherche, des départements d'enseignement, des collèges et d'autres unités.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**
- Planifier les rendez-vous du doyen associé et du chef du Service de la planification et des installations, ainsi que leur participation à des comités ; tenir à jour leur agenda et préparer tous les documents requis pour ces rencontres, incluant la préparation et rédaction de la correspondance.
- S'occuper de la correspondance quotidienne (lettres, courriels, télécopies) acheminée au bureau du doyen associé ; répondre aux messages urgents en son absence; à la demande du doyen associé ou du chef du Service de la planification et des installations, rédiger de la correspondance en anglais ou en français.
- Tenir à jour le système de classement du service conformément aux directives établies.
- Vérifier et participer chaque jour au bon fonctionnement des modules techniques - dotation en personnel, budget, rapports, demandes de locaux, approvisionnement, etc. - relevant du doyen associé afin de s'assurer de l'efficacité des opérations.
- Travailler en étroite collaboration avec le chef du Service et le doyen associé, tout en assurant la liaison avec le Service de gestion immobilière et de nombreuses autres unités, dans la supervision des locaux de la Faculté et des projets de rénovation liés à l'enseignement et à la recherche, assurer la réussite de leur mise en œuvre.
- Organiser les réunions des comités que préside le doyen associé ou le chef du Service de la planification et des installations ; rédiger les procès-verbaux, préparer les rapports et assurer le suivi - notamment de leurs rencontres périodiques avec les directeurs de départements, les chefs d'unités techniques, le comité de santé et de sécurité, le comité de technologie de l'information.
- Appuyer la coordination et la tenue à jour de l'inventaire des locaux de la faculté et des départements.
- Compiler des rapports et les fournir à la doyenne, au vice-doyen et à la chef du Service de la planification et des installations au sujet des locaux, et contribuer à la préparation de la soumission de la faculté aux fins de rénovation des immobilisations.
- Assurer la liaison avec le Service de gestion immobilière, le Service de la recherche, le Service de sécurité, le Service de santé, sécurité et environnement, les Services financiers et d'autres unités pour le compte du vice-doyen ou de la chef du Service de la planification et des installations; accompagner le vice-doyen et la chef aux réunions.
- Coordonner, rédiger et mettre à jour le plan de préparation aux situations d'urgence pour l'ensemble des unités relevant du décanat.
- Assumer divers rôles administratifs désignés, par exemple gestionnaire désigné de locaux ou coordonnateur du protocole de voix sur IP.
- Assurer la mise à jour du contenu du site Web du Service de la planification et des installations d'enseignement et de recherche.
- S'occuper des renseignements relatifs à l'installation des nouveaux membres du personnel.
- Effectuer d'autres tâches pour soutenir l'unité.

**QUALIFICATIONS**
- Diplôme d'études collégiales (formation technique de trois ans) en bureautique ou dans un domaine lié aux principales responsabilités; de deux à quatre années d'expérience de travail pertinente.
- Connaissance pratique des opérations e