Coordonnateur Des Conférences Et Des Activités - Canada - McGill University

McGill University

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Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

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Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

L'Avancement universitaire (AU) fait la promotion de McGill auprès de la communauté internationale et du public, mobilise les diplômés, les bénévoles et les amis de l'Université, et s'appuie sur les réussites de l'Université McGill en matière de collecte de fonds à l'appui des priorités de l'Université.

En vous joignant à l'AU, vous pouvez faire partie d'une équipe de professionnels dynamique, stimulante et en pleine croissance qui a une influence extraordinaire sur le monde en faisant progresser les ambitions de philanthropie et d'engagement de l'Université McGill.

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Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, veiller à tous les détails des activités telles que conférences, séminaires, ateliers et réunions. Organiser, répartir et vérifier le travail d'autres employés et participer à leur formation. Assurer la liaison avec la clientèle afin de déterminer les besoins. Coordonner toutes les mesures afférentes au bon fonctionnement de ces activités. Tenir des registres. Surveiller et gérer les fonds de fonctionnement ou les comptes.

Responsabilités principales:
- Régler les détails d'activités comme des conférences, des séminaires, des ateliers, des réceptions et des réunions. Organiser, distribuer et vérifier le travail d'autres employés et participer à la formation de ces derniers.- Assurer la liaison avec les clients afin de définir les exigences et de discuter des dispositions. Coordonner toutes les mesures à prendre relatives aux lieux, aux réservations de salles, aux aménagements, à la propreté, à la disponibilité du personnel, au nombre de places, au service de repas et de bar et à la location d'équipement. Préparer des articles comme des porte-noms, des listes de participants et des ordres du jour.- Mettre à jour des dossiers relatifs aux participants admissibles ou potentiels. Obtenir des listes et d'autres données. Vérifier, organiser et examiner des données. Taper, corriger, assembler et distribuer les envois postaux. Coordonner l'éditique, l'impression et les envois postaux importants.- Assurer la liaison avec des conférenciers. Prendre des dispositions relatives aux déplacements et aux hôtels. Établir des rapports sur les frais de déplacement pour le remboursement des conférenciers. Recevoir des documents à distribuer. Veiller à ce qu'ils soient mis en page et soumis pour publication.- Promouvoir les installations et les services de l'Université et fournir des renseignements à leur sujet. Fournir des devis aux clients. Contacter et recruter des bénévoles pour certaines activités.- Assister à des activités pour vérifier les dispositions prises et assurer un déroulement harmonieux. Assurer la liaison avec le personnel des installations et les fournisseurs des services faisant l'objet de contrats. Régler les problèmes qui surgissent durant les événements. Assurer la liaison avec les groupes pertinents concernant les services de sécurité et les règles de sécurité.- Recevoir et déposer les paiements des frais. Surveiller les coûts. Vérifier l'exactitude de toutes les dépenses. Discuter des corrections à apporter aux factures pour services non satisfaisants.- Traiter les demandes liées à l'alcool ou assurer la liaison avec les unités appropriées pour le traitement de ces demandes. Possibilité de surveiller la vente et l'achat de boissons alcooliques, y compris le contrôle des stocks et du budget.- Faire des recommandations au superviseur concernant les nouveaux contrats ou les renouvellements avec les fournisseurs de services contractuels. Surveiller le fonctionnement des services conformément aux ententes. Vérifier l'exactitude des commissions.- Tenir un inventaire du matériel et des fournitures liés aux activités de l'unité. Passer des commandes pour regarnir les stocks.- Surveiller et gérer les fonds de fonctionnement et les comptes. Examiner les relevés des dépenses et des revenus. Préparer les budgets en fonction des lignes directrices. Compiler les données et préparer les rapports et les statistiques.- Avec le logiciel de traitement de texte, préparer la correspondance et les rapports. Rédiger la correspondance et les rapports. Participer aux réunions des comités de programme et rédiger les procès-verbaux.- Assurer la maintenance appropriée du système de classement de l'unité.- Utiliser du matériel comme un ordinateur personnel,