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Ottawa, Canada

2 weeks ago

Sophia Lee

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Sophia Lee

beBee Recruiter
Description
Numéro de la demande d'emploi : 166577
Fonction administrative : Opérations de livraison
Ville principale : Ottawa
Province : Ontario
Type d'emploi : Temps plein
Statut d'emploi : Permanent
Exigences linguistiques : Anglais essentiel
Classification et niveau d'employé : CPMGB01
Nombre de postes vacants : 1
Date de clôture (AAAA/MM/JJ) : 2023/03/08

**Description de l'emploi**:
Le titulaire du poste gère, facilite et coordonne une gamme complète de services de soutien administratif pour assurer le fonctionnement efficace du bureau de la haute direction. Il travaille de façon proactive au nom de la haute direction avec peu de supervision, gère efficacement la pression et fait preuve de jugement et de discrétion en prenant des décisions efficaces et opportunes. Le titulaire présente une image professionnelle de la Société en tout temps grâce à ses compétences bien développées en relations publiques et en communication lors de ses interactions avec un large éventail d'intervenants de haut niveau, à l'interne et à l'externe.

**Responsabilités professionnelles**:
Voici les principales exigences et responsabilités liées au poste d'agent, Soutien administratif.
- Le titulaire du poste permet à la haute direction de se concentrer sur les activités de la Société en gérant une gamme complète de services de soutien administratif pour l'ensemble du bureau. Ces tâches comprennent la gestion des systèmes et des dossiers administratifs, le classement des problèmes par ordre de priorité, les communications et la gestion des relations avec les principaux intervenants.
- Planifier, coordonner et mettre à jour de façon stratégique le calendrier des cadres supérieurs en prévoyant, en planifiant et en mettant en œuvre les événements et les réunions de tous types, les dispositions relatives aux déplacements, la logistique et la préparation de documents. Modifier le calendrier en fonction des priorités établies.
- Au nom de la haute direction, faire le suivi de toutes les mesures prioritaires, maintenir un système de suivi et en assurer l'exécution en temps opportun. Faciliter la résolution des problèmes et communiquer les résultats des mesures prises et les points en suspens, ce qui implique souvent des renseignements ou des circonstances de nature extrêmement délicate. Mettre à profit ses connaissances des priorités de l'entreprise et une approche ingénieuse afin de résoudre directement de nombreux problèmes de nature non technique ou qui exigent un règlement rapide.
- Prévoir et fournir des documents d'information pour des présentations et des rencontres; intégrer et résumer l'information en vue de faciliter la prise de décisions. Élaborer ou participer à l'élaboration de présentations de niveau professionnel et vérifier d'autre matériel pour en assurer l'exactitude. Rédiger et signer la correspondance selon les directives des cadres.
- Interagir régulièrement avec les intervenants externes (p. ex., clients, fournisseurs, partenaires commerciaux, concurrents, représentants du gouvernement, des agences gouvernementales et des ministères) avec professionnalisme, tact et discrétion. Lancer des demandes ou y répondre, organiser des réunions et des activités, et collaborer avec les autres membres de la haute direction et le personnel des bureaux des cadres supérieurs.

**Responsabilités professionnelles (suite)**:

- Faciliter une approche de gestion uniforme au sein de l'équipe de la haute direction et communiquer les priorités, les préférences et les mises à jour. Gérer l'ensemble des renseignements et des documents entrants et sortants et assurer le caractère opportun des réponses et l'exactitude des renseignements.
- Exercer le pouvoir qui lui est délégué pour accéder au compte de courrier électronique de la haute direction et au SAP pour assumer ses responsabilités administratives et à titre de « superviseur d'employés »; recevoir, examiner et approuver les demandes, et mettre à jour le système. Fournir une orientation et donner des conseils à l'équipe de la haute direction et aux adjoints administratifs concernant la mise en œuvre du cyberapprovisionnement, le temps et les présences des employés ainsi que l'administration des politiques touchant le remboursement des dépenses et des déplacements.
- Entreprendre des projets spéciaux ou accepter des responsabilités qui nécessitent une planification, une mise en œuvre, une analyse des résultats et la production de rapports. À l'occasion, accepter d'autres responsabilités, notamment répondre aux demandes d'accès à l'information.
- Alimenter le leadership au sein de l'équipe et assurer une gestion efficace en se tenant au fait des activités, des initiatives et des priorités, et appuyer la gestion du changement de façon proactive afin de faire progresser l'entreprise.
- Donner l'exemple et agir comme ment
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