Technicienne, Technicien en Information - Montréal, Canada - Université du Québec à Montréal

Université du Québec à Montréal

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Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**SUPERBE OPPORTUNITÉ POSTE PERMAMENT SYNDIQUÉ À** QUI LA CHANCE?**

Titre du poste : Technicienne, technicien en information (STB10)
Unité organisationnelle | Secteur de travail : Secrétariat des instances (620B)

Groupe d'emploi : Technique
Numéro du poste : 7949
Statut : Régulier temps complet
Horaire : Régulier 35 heures / semaine

Pavillon : D : Athanase-David

**EXIGENCES NORMALES**:
Scolarité : Diplôme d'études collégiales techniques (DEC) dans une discipline appropriée
Expérience : Deux (2) années d'expérience pertinente.

Salaire : Entre 26.01 $ et 36.65 $
Classement salarial : 7

**DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION**:
Cette personne recueille, prépare et diffuse de l'information relative à divers programmes et services offerts, traite et analyse certains dossiers et assure le suivi auprès des intervenantes, intervenants concernés.

**DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif)**:
Cette personne:

- Collabore à la préparation de divers documents (ordres du jour, résolutions, procès-verbaux, etc.) et participe à l'élaboration des procédures se rapportant à leur préparation;
- Prépare les dossiers de réunion des instances destinés aux membres, notamment le traitement des documents électroniques avec les plateformes et logiciels pertinents (Office 365, Adobe Pro, etc.) et veille au contrôle des normes de mise en page des documents, sous la supervision de la personne responsable;
- Obtient les autorisations auprès des services concernés pour que les membres des instances obtiennent accès aux plateformes informatiques pertinentes;
- En fonction du logiciel utilisé pour chacune des instances, met en ligne les documents destinés aux membres, en s'assurant du respect des règles de confidentialité;
- Procède à la diffusion des documents et des décisions découlant des rencontres des instances sur le site Web du Secrétariat des instances;
- Procède au classement en vue de l'archivage des divers documents des instances selon les normes de l'Université et dans le respect du calendrier de conservation;
- Assure la création et la mise à jour des sites Web du Secrétariat des instances et des autres unités du Secrétariat général;
- Met à jour les listes des membres des instances, des comités institutionnels et des directions académiques et procède à leur publication à la suite des décisions des instances;
- Collabore à la mise à jour de la base de données des dossiers corporatifs des associations étudiantes, pour les éléments relevant de sa responsabilité;
- Accueille les personnes officières des associations étudiantes et remet les chèques de cotisations, à la demande de la personne responsable, et met à jour la base de données concernant la remise de chèques;
- Tient à jour, compile et prépare des tableaux portant notamment sur la remise des chèques de cotisations étudiantes et collige les informations nécessaires permettant d'effectuer des bilans biannuels sur la mise à jour du dossier corporatif des associations;
- Procède à la publication des documents normatifs de l'Université dans le Registre numérique des documents normatifs, et est responsable de l'élaboration du tableau des mises à jour des documents normatifs et des suivis en découlant, en collaboration avec la direction du Secrétariat des instances;
- Assiste les personnes responsables dans le cadre des processus d'attribution et de désignation;
- Assure la création et la mise à jour des répertoires communs partagés en soutien aux activités du Secrétariat des instances (ex. : Office 365, répertoire réseau) et participe au développement des interfaces numériques du bureau;
- Apporte le soutien multimédia, logistique et matériel dans l'organisation d'événements;
- Soutient les opérations lors de consultations effectuées par le Secrétariat des instances (Omnivox, LimeSurvey, etc.).