Adjoint de Direction - Dorval, Canada - Air Canada

Air Canada

Verified Company

Dorval, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Description**

**Appartenir à Air Canada, c'est appartenir à un symbole canadien, Air Canada récemment élue meilleur transporteur aérien en Amérique du Nord. Faites décoller votre carrière en vous joignant à notre équipe novatrice et diversifiée à l'avant-garde du transport aérien de passagers.**

Fournir du soutien administratif au vice-président, à l'auditeur général et à la direction Audit et Services-conseils de l'entreprise. La personne idéale fait preuve d'un solide esprit d'équipe, applique des normes de travail très rigoureuses, possède des compétences de base en gestion de projets, est en mesure d'établir des priorités et d'effectuer plusieurs tâches simultanément, et présente des habiletés exceptionnelles pour les relations interpersonnelles. La nature du travail exige une confidentialité absolue.

**Responsabilités**:

- Établir et maintenir des relations efficaces avec les membres clés de l'organisation; gagner leur confiance et leur respect.
- Communiquer régulièrement et assurer la liaison avec d'autres dirigeants d'Air Canada, leurs adjoints, leurs équipes de direction ainsi que des clients externes.
- Gérer le calendrier (Outlook) au quotidien et modifier les horaires de manière proactive en fonction des priorités.
- Gérer les tâches et les courriels en fonction des priorités.
- Organiser les réunions de bout en bout (planification, ordre du jour, horaire, matériel informatique, procès-verbaux et mesures à prendre).
- Coordonner les dispositions de voyages (p. ex., réservations de vols, chambres d'hôtel, repas et locations de voiture).
- Commander des fournitures de bureau pour l'équipe Audit et Services-conseils de l'entreprise.
- Participer à la gestion de la qualité des documents de travail (relecture et mise en page).
- Préparer et réviser des documents, notamment des présentations PowerPoint et des analyses en format Excel liées notamment à la planification annuelle des audits, aux rapports trimestriels du Conseil d'administration et au budget annuel.
- Assurer la coordination des rapports et d'autres documents pour les réunions et les préparer à cette fin.
- Préparer des notes de frais.
- Documenter et mettre à jour les processus et les procédures de l'équipe.
- Créer et tenir à jour des listes et des tableurs de coordonnées.
- Surveiller le budget du service et fournir des mises à jour à ce sujet.
- Tenir les dossiers minutieusement à jour et les classer.
- Contribuer à la réalisation de projets spéciaux, selon les besoins.
- Assurer un suivi proactif auprès des membres de l'équipe pour veiller à ce que tous les livrables soient terminés en temps réel.
- Gérer et exécuter des rapports (communication d'information et assignation en temps réel).
- Préparer et mettre en œuvre un sondage sur la qualité après la mobilisation du personnel auprès des clients internes, en assurer la réalisation et en analyser les résultats.
- Gérer les télécommunications de l'équipe (être la personne-ressource pour le fournisseur et les TI, commander les téléphones cellulaires et surveiller les factures).
- Participer à l'achèvement des procédures, des tests et de la documentation d'audit, selon les besoins.
- Gérer l'accès logique au système d'audit interne et à SharePoint.
- Participer à l'accueil des nouveaux employés. Coordonner les relations avec les tierces parties et les conseillers de la direction Audit et Services-conseils de l'entreprise (p. ex., planifier des réunions, examiner des rapports, coordonner l'approbation de documents [Affaires juridiques et autres directions reliées], surveiller la facturation).
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**Qualifications**
- Diplôme d'études secondaires au minimum.
- Cinq années d'expérience à un poste semblable de soutien de hauts dirigeants ou de cadres supérieurs, un atout.
- Excellent sens de l'organisation : planification, établissement des priorités et gestion à l'aide de systèmes.
- Capacité à bien travailler sous pression tout en gardant son sang-froid et à respecter les échéances, avec un minimum de supervision.
- Solide esprit d'initiative et capacité d'innover en vue d'améliorer les processus.
- Excellentes habiletés en relations interpersonnelles : résolution de problèmes, souci du client et accessibilité.
- Sens aigu de la diplomatie, discrétion, maturité professionnelle et discernement.
- Capacité à voir au-delà des évidences et à surmonter les obstacles et les défis.
- Excellentes habiletés en communication.
- Connaissance approfondie de Windows et de tous les produits de la suite Office de Microsoft.
- Souplesse et volonté de faire des heures supplémentaires à l'occasion.
- Certains déplacements occasionnels pourraient être nécessaires.

**Conditions d'emploi**:
**Exigences Linguistiques**

**Diversité et inclusion**

Air Canada est résolument engagée en faveur de la diversité et de l'inclusion et vise à créer un milieu de travai