Technicien(Ne) en Administration - Montréal, Canada - CHU Sainte-Justine

CHU Sainte-Justine

Verified Company

Montréal, Canada

4 days ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Description de l'établissement**:
Travailler au CHU Sainte-Justine, c'est

Faire une différence pour nos patients
Dépasse-toi professionnellement avec notre communauté de 7 000 employés et 500 médecins, dentistes et pharmaciens pour améliorer la santé des mères et des enfants du Québec

Se réaliser
Entreprend des projets stimulants dans notre milieu hautement innovant. Nos gens dévoués et bienveillants t'accompagneront dans ton cheminement.

Briller
Contribue à la renommée du CHU Sainte-Justine, le plus grand centre mère-enfant au Canada et l'un des quatre plus importants centres pédiatriques en Amérique. Associé à l'Université de Montréal, il est de loin le plus grand centre de formation en pédiatrie au Québec et un chef de file au Canada, accueillant chaque année plus de 4 000 étudiants et stagiaires.

**Description du poste**:
Venez voir grand pour nos petits et nos mamans en vous joignant à la grande famille du CHU Sainte-Justine en tant que technicien en administration.

Plus précisément:
ACTIVITES PRINCIPALES
1. Feuilles de temps et horaire de travail
- Collabore, avec les chefs des soins et services, à la planification des horaires de travail.
- Prépare l'horaire de travail en intégrant:

- Les vacances
- Les maladies longs termes
- Les congés sans solde
- Les congés fériés
- Toute autre particularité autorisée par le chef de soins et service
- S'assure de répartir également sur les 3 quarts de travail les ressources selon les quotas établis
par titre d'emploi en tenant compte des disponibilités de chacun
- Prépare les demandes de remplacement à court et à long terme du personnel.
- Enregistre les déclarations d'absence à long terme du personnel, transmet l'information au chef de service concerné et vérifie la nécessité de remplacer la personne absente.
- Autorise les changements d'horaire de travail suivant les politiques de l'établissement.
- Collabore, avec le chef de soins et service, à la planification des vacances.
- Approuve les relevés de présences des employés.

2. Gestion des courriels
- Analyse les courriels entrants et établissement des priorités
- Mise à jour de la boîte courriel (épuration quotidienne)
- Transfert des courriels aux départements concernés pour les demandes d'autorisation (ex. CSDT, GBM, sécurité)
- Faire l'approbation des factures (validation préalable auprès du chef)
- Envoyer les notes de services et/ou des procédures aux équipes (faire circuler l'information pertinente auprès du personnel)
- Effectuer la mise à jour des listes de contact (par période)
- Sauvegarder les horaires cliniques pour chacun des secteurs
- Traitement des billets (ex. bureau de santé).

3. Gestion des agendas (de la chef de plateau et de l'adjointe)
- Réception des demandes rencontres (incluant les rencontres téléphoniques
- Gestion des plages disponibles
- Organiser l'horaire selon les demandes reçues
- Planification hebdomadaire des RED
- Organisation de diverses réunions cliniques.

Autres tâches
- Produit des rapports périodiques et cumulatifs et de tableaux comparatifs.
- Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.
- Connaît et s'assure du respect des lois et des règlements régissant les prestations sécuritaires de soins et de services, contribue au maintien d'un environnement et d'une pratique sécuritaire. Participe et intervient pour maintenir la sécurité de tous.

**Exigences**:
Formation:

- Doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration
générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en
techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale
appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un
diplôme d'études collégiales (DEC) combiné à un certificat
universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d'études
collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à
de l'expérience pertinente au domaine visé.
- Connaissance et habileté intermédiaires/avancés de la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint);
- Niveau avancé en français (un test de connaissance sera effectué);
- La maîtrise du logiciel Logibec/Paie RH sera considéré comme un atout majeur.

Profil:

- Expérience dans une discipline reliée à l'emploi ;
- Maîtrise de la suite microsoft office
- Bonne connaissance du réseau de la santé et des services sociaux considéré comme un atout.

Compétences organisationnelles - requises:

- Rigueur et soucis de la qualité
- Être orienté vers le client
- Faire preuve de jugement
- Faire preuve d'intégrité / Confidentialité
- Faire preuve d'initiatives / Débrouillardise
- Entretenir de bonnes relations avec ses collègues / Collaboration
- Avoir la maîtrise de soi
- Savoir gérer les priorités
- Faire preuve d'autonomie
- Capacité de communiquer;
- Avoir une capacité d'adaptation
- Être