Adjoint(e) administratif(tive), secteur corporatif - Greater Montreal Metropolitan Area, Canada - ROBIC

Description

Vous avez envie de travailler dans un milieu dynamique et bienveillant, tout en étant impliqué(e) dans des dossiers stimulants en droit des affaires? Vous vous démarquez par votre esprit d'équipe et votre désir d'apprendre? Ce poste est pour vous

ROBIC est à la recherche d'un(e) adjoint(e) organisé(e) qui désire travailler au sein d'une ambiance conviviale dans laquelle la rigueur est valorisée. La personne choisie assistera des associé(e)s et/ou avocat(e)s dans le déroulement de transactions commerciales et corporatives. À titre informatif, la formation liée au secteur corporatif et transactionnel est entièrement offerte par le cabinet. Nous ne recherchons donc pas nécessairement une personne ayant de l'expérience dans ce domaine.

Fondé en 1892, ROBIC est un cabinet de renommée internationale regroupant des professionnels aux compétences variées incluant des avocats, des scientifiques et des ingénieurs spécialisés en propriété intellectuelle et en droit des affaires.

POURQUOI VOULOIR JOINDRE L'ÉQUIPE DE ROBIC?

• Pour faire partie d'une équipe humaine et dynamique;
• Pour choisir un horaire qui vous permet de faciliter votre conciliation travail-famille-vie personnelle, et avoir la possibilité de finir à 12h30 un vendredi sur deux à longueur d'année;
• Pour avoir accès à divers avantages sociaux : assurances collectives, régimes de retraite avec participation de l'employeur, journées de maladie, programme de reconnaissance des années de service, système de télémédecine pour vous et votre famille, programme d'aide aux employés, rabais pour les transports en commun, etc.;
• Pour avoir la possibilité de faire du télétravail quelques jours par semaine;
• Pour accéder à des possibilités d'avancement;
• Pour suivre plusieurs formations afin de vous développer;
• Pour faire partie d'une équipe où votre point de vue et vos idées sont considérés;
• Pour travailler dans un nouvel espace de travail lumineux, complètement rénové et facilement accessible en transport en commun où le café est gratuit en tout temps;
• Pour échanger avec vos collègues lors de plusieurs activités sociales.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Assister l'équipe du groupe corporatif et de transfert de technologies dans le déroulement de certaines transactions commerciales et corporatives;
• Organiser, réserver et coordonner les rendez-vous avec les clients et divers contacts;
• Rédiger des communiqués ou des lettres;
• Faire les suivis et rappels nécessaires dans les dossiers;
• Assurer la mise en page de documents, rapports et tableaux;
• Gérer les dossiers électroniques et les documents corporatifs (envois par courrier, télécopieur, courrier électronique, copies, numérisation, classement, etc.);
• Enregistrer les feuilles de temps et assurer le suivi de la facturation des dossiers de l'associé(e) en collaboration avec l'équipe de la comptabilité;
• Tenir à jour les différents systèmes, incluant notamment la banque de contrats, les modèles Word et créer certaines listes internes;
• Préparer les dossiers et les agendas pour les réunions en prévision des échéanciers corporatifs;
• Créer des modèles de documents juridiques;
• Produire des organigrammes pour certaines compagnies internes et externes;
• Assurer le suivi des urgences ainsi que des courriels et des lettres reçus pendant l'absence de l'associé(e) ou de l'avocat(e);
• Effectuer toute autre tâche connexe liée au soutien juridique.

EXIGENCES

• Formation technique (D.E.C.) ou professionnelle (D.E.P.) en bureautique (ou expérience à titre d'adjoint(e));
• Minimum d'un an d'expérience à titre d'adjoint(e);
• Maîtrise du français et de l'anglais;
• Excellente maîtrise de la Suite Office et facilité d'apprentissage des nouveaux logiciels.

APTITUDES ET HABILITÉS

• Excellent sens de l'organisation et avoir une capacité à mener plusieurs tâches simultanément;
• Esprit d'équipe;
• Autonomie, flexibilité et adaptabilité;
• Précision et souci du détail;
• Habilité à gérer les priorités et à respecter les échéances;
• Sens de l'initiative et débrouillardise.

Notre cabinet est un fier membre du réseau LLD (« Legal Leaders for Diversity and Inclusion »). En faisant partie de ce réseau, nous confirmons notre engagement d'offrir à tous les membres de notre équipe un environnement de travail inclusif qui valorise la diversité, l'équité et l'inclusion, et dans lequel chacun(e) se sent accueilli(e) et peut ainsi développer son plein potentiel. Nous croyons et adhérons au principe d'équité en matière d'emploi. Ainsi, nous encourageons tous les candidats qualifiés qui représentent la diversité des collectivités à soumettre leur candidature.

Nous sommes fièrement certifiés "Great Place to Work" grâce aux membres de notre équipe Cette reconnaissance illustre notre engagement envers le bien-être et la satisfaction de notre équipe. Chez ROBIC, nous avons la conviction que chacun(e) joue un rôle essentiel dans le maintien d'une culture d'entreprise positive, bienveillante et inclusive. Nous visons à constamment nous réinventer et mettre en place des meilleures pratiques pour nous assurer que les membres de notre équipe soient heureux, tout simplement. Nous invitons chaleureusement celles et ceux qui partagent notre passion à se joindre à nous pour contribuer à notre succès continu