Agent ou Agente de Secrétariat - Quebec City, Canada - Université Laval

Université Laval

Verified Company

Quebec City, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises

**Scolarité**: D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent

**Expérience**: Quatre (4) années d'expérience pertinente (dont 2 années fermes en gestion budgétaire)

**Autres**: Logiciels: W ord, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

**Autres logiciels utilisés**: Peoplesoft finance, Explo
Le Service du développement professionnel (SDP) est né du regroupement du Service de placement et de la Direction générale de la formation continue. La personne qui obtiendra le poste se verra confier des tâches administratives en lien avec notre offre de formations non créditées.

**Les principales tâches**:
Assure le suivi des opérations financières des projets de formation non créditée qui lui sont confiées (paiements de factures de formateurs, rapports de dépenses, facturation de clients externes et internes, écritures de journal, de virement ou de contribution, etc.);
Procède à la vérification des transactions financières de son secteur;
Agit à titre de personne-ressource et offre un soutien relativement aux aspects financiers touchant le travail des membres de son secteur, en particulier auprès des secrétaires de gestion de la formation non créditée;
Assure le suivi des maximums des dérogations financières autorisées pour les formateurs concernés et prépare les demandes de dérogation nécessaires;
En collaboration avec l'équipe, prépare les informations financières nécessaires à la réalisation des opérations de reddition de compte et à la préparation budgétaire;
Effectue les suivis nécessaires afin de permettre la réalisation de l'opération financière de démarcation du secteur non crédité;
Tient ses connaissances à jour et respecte les procédures et la règlementation du Service des finances;
Au besoin, vient en appui aux autres secteurs du SDP dans la réalisation de certaines opérations financières.