Secrétaire - Département de Psychoéducation Et - Montréal, Canada - Université du Québec à Trois-Rivières

Université du Québec à Trois-Rivières

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Affichage du 21 août au 10 septembre 2023**

**Contrat de 14 heures/semaine avec possibilité de 17.50 heures/semaine**

**Contrat d'un an avec possibilité de prolongation**

Cette personne assure un soutien à son supérieur dans l'accomplissement de son mandat, ainsi qu'à son unité administrative. Elle collabore aux processus relatifs aux ressources humaines, financières et matérielles et participe à tout autre dossier spécifique au Programme de recherche en partenariat (RÉ)SO En l'absence de son supérieur, elle voit au maintien et au suivi de certaines opérations et en assure le bon fonctionnement.

Cette personne exerce une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes:
Participe à diverses opérations relatives Programme de recherche en partenariat (RÉ)SO À cette fin, effectue des recherches à partir des politiques, règlements et procédures en vigueur ou auprès de différents intervenants pour fournir et obtenir des informations sur des sujets variés. Au besoin, réfère la personne à la ressource concernée.

Reçoit, dirige et effectue des appels téléphoniques, note les messages et les transmet, trie et dirige les courriels aux personnes concernées.

Voit à l'organisation matérielle de rencontres, réunions et comités divers, et peut y participer et effectuer la prise de notes. Réserve les locaux, convoque les participants aux différentes rencontres. Prépare la documentation, rédige l'ordre du jour, les comptes-rendus, les procès-verbaux et assure le suivi des décisions et recommandations qui relèvent de sa compétence.

Collige l'information nécessaire et produit divers documents tels que lettres, courriels, rapports, présentation power point, CV des chercheurs, tableaux, statistiques, formulaires, listes, sites web, etc. Effectue la mise en page de documents, en vérifie l'orthographe et la grammaire, applique les normes APA aux textes et liste les références des documents produits par l'équipe de recherche, les numérise ou les photocopie si nécessaire. Vérifie l'exactitude des données apparaissant sur les différents documents et y apporte les corrections requises. Rédige la correspondance relative à son travail ou transmet la documentation via des systèmes informatiques ou sites web. Approuve ou signe certains documents.

Effectue la saisie et la vérification de données pour la mise à jour des systèmes informatisés de gestion.

Tient à jour certains aspects de la comptabilité du programme de recherche tels que bons de livraisons et de commandes, facturation, etc.

Prépare et effectue le suivi de certains dossiers concernant le personnel du Programme de recherche en partenariat (RÉ)SO 16-35 tels que demandes de personnel, affichages, embauches, promotions, nominations, affectations, congés, absences. La personne s'occupe des embauches étudiantes,, des contrats, des feuilles de temps et des octroies de bourses.Veille au respect des échéanciers et des directives à ce sujet.

Exécute et assure le suivi d'opérations administratives telles que réquisitions et réservations de matériel, de locaux et de services, prise d'inventaire, etc.

Participe à la préparation et au déroulement des événements ou des opérations spéciales tels que réunions du Programme de recherche en partenariat (RÉ)SO 16-35, colloques, congrès, expositions, cliniques, etc.

Prévoit les besoins en fournitures de bureau et effectue les commandes.

Effectue le classement de documents et applique la procédure d'archivage.

Contribue à l'élaboration et à l'implantation des procédures et des outils nécessaires à la réalisation des activités du Programme de recherche en partenariat (RÉ)SO Informe les personnes concernées des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités et émet des recommandations.

Utilise les logiciels pertinents à son domaine d'activités.

Utilise divers appareils tels que photocopieur, numériseur, etc. Peut être appelée à effectuer les appels de service, lorsque requis.

Peut accomplir les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une personne salariée occupant cette fonction.

**QUALIFICATIONS REQUISES**

Scolarité : Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente

Expérience : Deux (2) années d'expérience pertinente

Autres : Connaissance des principaux logiciels en usage