Coordonnateur Administratif - Canada - McGill University

McGill University

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Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Résumé du poste:
Sous la direction du superviseur immédiat, fournit un soutien administratif et de secrétariat pour les activités administratives et les affaires étudiantes. Participe au bon fonctionnement des opérations de l'unité. Responsable des documents et des dossiers de l'unité. Agir en tant que personne ressource pour les politiques et procédures. Coordonne les activités liées à l'admission, aux examens, à l'inscription et à la remise des diplômes. Conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Réviser les documents pour en vérifier la grammaire et l'exactitude. Administrer les comptes de l'unité.

Principales tâches et responsabilités:
Agir en tant que personne-ressource en ce qui concerne les politiques et procédures académiques et administratives. Résoudre les problèmes dans son domaine de responsabilité. Consulter la documentation pertinente et assurer la liaison avec les personnes-ressources internes et externes appropriées pour obtenir et fournir des renseignements sur des questions diverses et complexes.

Recevoir et fournir des informations et des explications détaillées aux étudiants. Contrôle les inscriptions aux cours. Participe à l'organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d'admission et d'inscription relatifs aux cours et aux programmes. Remplir et approuver les formulaires concernant les changements de cours ou de programmes, les inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires, les programmes de résidence et de stage.

Coordonner le processus de demande de prix, de bourses d'études et de bourses de perfectionnement. Distribuer les formulaires de demande et fournir des informations sur les procédures et les dates limites. Vérifier que les dossiers des étudiants sont complets et, au besoin, assurer le lien nécessaire avec le processus d'admission.

Compiler les informations, vérifier et mettre à jour les horaires et les entrées du calendrier. Coordonner la soumission au système central d'ordonnancement et agir comme personne-ressource pour l'unité. Tenir à jour un fichier des cours, des calendriers, des programmes, des étudiants et des diplômés.

Organise les opérations spécifiques concernant le début du semestre, les demandes de prêts, l'évaluation des cours et des résidences, la programmation et la surveillance des examens. Préparer les horaires et réserver les salles pour l'unité. Préparer les horaires et réserver les examens pour l'unité.

Gérer les comptes de l'unité. Préparer les budgets ou les propositions budgétaires. Contrôler et réconcilier divers comptes, états et rapports. Identifier et analyser les divergences et les erreurs. S'assurer que les frais de scolarité et les autres frais étudiants sont correctement évalués. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes. Enregistrer les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande.

Coordonner la publication de documents tels que les brochures publicitaires, les manuels des départements et les rapports annuels, y compris le maintien et la mise à jour des pages Web. Rédiger de la correspondance et d'autres courts documents de nature complexe. Mettre en forme des documents et en vérifier la grammaire, l'orthographe et l'exactitude. Signer certains documents.

Utiliser une variété de logiciels. Entretenir des systèmes d'information informatisés et participer à leur développement pour améliorer l'efficacité de l'unité. Assurer la liaison avec les personnes ressources en informatique selon les besoins. Tenir et mettre à jour les dossiers administratifs. Tient à jour les systèmes de classement et prend des dispositions pour l'archivage.

Recevoir et filtrer les appels téléphoniques. Fournir des renseignements aux visiteurs, déterminer la raison de leur visite et préparer les documents nécessaires. Diriger les appelants et les visiteurs vers les personnes ressources appropriées. Évaluer la nécessité de l'intervention d'autres personnes-ressources et prendre des rendez-vous si nécessaire.

Filtrer et trier le courrier. Préparer des dossiers en y joignant les documents justificatifs appropriés et en recherchant des informations, le cas échéant. Répondre aux demandes dans son domaine de responsabilité. Prendre note des actions requises et assurer le suivi.

La liste des tâches et des responsabilités susmentionnées est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui peuvent être accompl